Các công cụ phân tích và lập kế hoạch của Giám đốc bán hành Page 1 of 17
CÁC CƠNG CỤ PHÂN TÍCH
VÀ LẬP KẾ HOẠCH CỦA GIÁM ĐỐC BÁN HÀNG
Chương này bắt đầu bằng ví dụ về người giám đốc bán hàng có thể áp dụng như thế nào một
q trình giải quyết một vấn đề quản trị bán hàng thực sự; sau đó là hướng dẫn một phương pháp
luận lập kế hoạch tổng qt trực tiếp có ích cho cấp quản trị. Các phần còn lại của chương tập
trung vào các qui trình phân tích căn bản, mà chúng rất có ích cho phương pháp tập trung lợi
nhuận đối với quản trị bán hàng. Trước tiên bàn đến các qui trình phân tích cơ bản; sau đó các
hình thái phân tích giản đơn bán hàng và chi phí được xem xét trong mối liên hệ với thực tiễn quản
trị bán hàng đặc trưng. Các qui trình được nêu lên ở đây khơng những có ích lợi đối với cơng tác
kế hoạch của quản trị bán hàng mà còn đối với sự đánh giá thực hiện của nhân viên bán hàng. Hai
cơng cụ tài chính, doanh số trên tài sản được quản lý được và phân tích hội qui thu nhập được nêu
lên trong phần tiếp theo. Hai cơng cụ này tạo ra các tiêu chuẩn để đánh giá sự thực hiện bán hàng
trên phạm vi quận, mà nó sẽ là một bộ phận quan trọng trong hoạt động quản trị bán hàng hàng
ngày.
1. Giải quyết vấn đề
Các giám đốc bán hàng phải đối mặt với các vấn đề có thể xuất hiện từ những ngun nhân sau:
- Các nhân viên bán hàng có thể có vấn đề cá nhân hoặc mất sự khuyến khích họ; họ có thể
khơng thực hiện đầy đủ các cam kết với cơng ty và khách hàng hoặc cơng việc sự vụ đầy đủ; có lẽ
họ trình bày kém.
- Các khách hàng có thể khơng nhất trí với các chính sách và thủ tục của cơng ty, có thể họ
có vấn đề tài chính và quản trị riêng mình; có thể làm sai trong sử dụng sản phẩm và có thể khơng
có hiệu quả sau đó.
- Các cơng ty thay đổi các chính sách và chương trình mới cần được giải thích cho các nhân
viên và khách hàng quen thuộc; các biện pháp áp dụng về phân phối, bảo quản và chế biến có thể
tác động đến bán hàng; các chiến lược mới và sản phẩm mới có thể ảnh hưởng tới phương pháp
liên hệ với bạn hàng và khách hàng của nhân viên bán hàng.
- Đối thủ cạnh tranh thay đổi: họ có thể thay đổi chiến lược và sản phẩm chào giá mới và
tăng lương mới hoặc trở nên có tác động mạnh hơn hoặc kém hơn trong cạnh tranh. Nhân viên bán
hàng và khách hàng đáp ứng các hoạt động cạnh tranh này là ngun nhân làm căng thẳng và phải
đưa ra các biện pháp đối với họ và giám đốc của họ.
Các công cụ phân tích và lập kế hoạch của Giám đốc bán hành Page 2 of 17
- Các trường hợp bên ngồi như đình cơng hoặc thiên tai có thể phá vỡ hoặc làm trì trệ sản
xuất và phân phối. Các điều kiện kinh tế, địa phương hoặc chung có thể ảnh hưởng nhiều tới người
chung vốn mua với khách hàng.
Giám đốc bán hàng cơ sở thường rất ít kiểm sốt được các điều kiện hoặc các trường hợp
này và các vấn đề khác mà họ gặp phải. Anh (chị) ta cần phải thi hành các giải pháp có hiệu quả cả
về mặt luật pháp và nội qui nhưng khơng được tạo ra q nhiều các vấn đề bổ sung.
Các bước giải quyết vấn đề
Để giải quyết những vấn đề trên, trước tiên giám đốc phải nhận biết sự tồn tại của những
vấn đề đó. Rồi anh (chị) ta phải phân tích, xác định, và hiểu chúng. Triển khai những cách giải
quyết, chọn một cách tốt nhất; thực hiện nó; và theo đuổi việc thực hiện một cách đầy đủ.
Hình 5-1. Tiến trình giải quyết vấn đề
Nhận ra và xác định vấn đề
"Một vấn đề được xác định tốt là đã giải quyết được một nửa". Câu nói này chỉ ra rằng bước
quan trọng nhất trong giải quyết vấn đề là xác định một cách chính xác vấn đề. Thường nó cũng là
bước khó khăn nhất. Một số vấn đề xuất hiện một cách nhanh chóng, trong lúc đó một số vấn đề
khác thì phát triển một cách âm thầm hơn. Bất chấp tốc độ của sự phát triển, người được lợi thế là
nhận ra và xác nhận vấn đề, ln ln giảm phức tạp và những tác động mạnh là cách giải quyết
Các công cụ phân tích và lập kế hoạch của Giám đốc bán hành Page 3 of 17
cần thiết. Điều này có nghĩa là có một chỉ tiêu lớn trong việc đơn giản hóa cách giải quyết vấn đề
cho người giám đốc để duy trì một cách chặt chẽ những việc đang xảy ra trong thị phần và với lực
lượng bán hàng của anh (chị) ta.
Việc biết trước một vấn đề hoặc nắm bắt nó trước khi nó thốt khỏi tầm kiểm sốt là biểu
hiện của một người giám đốc có hiệu quả.
Thu thập và tổ chức thơng tin
Trước khi vấn đề có thể được xác định đúng, thơng tin phải được thu thập nhiều lần cho việc
giải quyết. Người giám đốc đối mặt với việc thực hiện bán hàng kém trong một khu vực có thể
được bắt đầu bằng cách kiểm tra những giả thuyết nào là ngun nhân của vấn đề. Những giả thiết
và những thơng tin được thu thập có thể bao gồm dưới đây:
- Một khách hàng đơn lẻ hoặc sản phẩm trong khu vực là ngun nhân sụt giảm doanh số.
Thu thập và phân tích thơng tin về doanh số là do sản phẩm hay bởi khách hàng.
- Một đối thủ đang làm thử một sản phẩm mới hoặc cách quảng cáo mới trong vùng đó. Thu
thập thơng tin từ nhân viên và khách hàng về những hành động của địch thủ.
- Nhân viên bán hàng lầm lỗi. Anh (chị) ta có u cầu đúng khách hàng khơng? Thực hiện
việc trình bày có chất lượng cao hay khơng? Có nhấn mạnh những sản phẩm đúng hay khơng? Có
những vấn đề cá nhân hay khơng? Có thất vọng về những báo cáo chào hàng của nhân viên bán
hàng và kiểm tra những mẫu hàng và sự phân cơng.
- Cơng ty lầm lỗi. Kiểm tra việc chấp nhận nhãn hiệu và sản phẩm trong lịch sử của vùng đó.
Gần đây, sự thay đổi chính sách/ thủ tục của cơng ty có thể ảnh hưởng trước tiên đến vùng này hay
khơng? Có sự phân hạng yếu kém vùng này khơng?
Phát triển những cách giải quyết có thể lựa chọn
Nghiên cứu cách giải quyết một vấn đề phải nhận ra rằng tất cả những cách giải quyết bắt
buộc chịu những hạn chế đặc trưng bởi con người, thời gian và tiền. Cơ bản có sáu cách giải quyết
có thể lựa chọn cho một tình huống cụ thể:
1. Tự mình nói chuyện với khách hàng. Anh ta khơng suy nghĩ điều này một cách
nghiêm túc bởi vì anh ta khơng có thời gian, bởi vì nó làm sụp đổ lòng tự trọng
của nhân viên, và bởi vì nó đặt ra một tiền lệ xấu với những khách hàng và
những nhân viên khác.
Các công cụ phân tích và lập kế hoạch của Giám đốc bán hành Page 4 of 17
2. Sa thải nhân viên. Điều này có thể làm thỏa mãn về tình cảm nhưng sẽ đối mặt
với ngun nhân tai hại hơn, gây ra nhiều vấn đề hơn, và vẫn khơng giải quyết
được cái gốc của vấn đề.
3. Gửi nhân viên đi đào tạo lại một cách chính thức. Điều này có thể là giải quyết
tốt trong một thời gian lâu nhưng bây giờ thì sao.
4. Huấn luyện thêm cho nhân viên ngay trong thực tế cơng việc. Điều này được
thực hiện trong những chuyến đi chào hàng đối với những khách hàng chính của
đại diện bán hàng để nài nỉ họ mở rộng kinh doanh thêm. Điều này có thể giải
quyết vấn đề ngay lập tức mà khơng có hại đến lòng tự tin của nhân viên một
cách lâu dài.
5. Dự tính chiến lược bán hàng mới là sẽ có một cuộc thỉnh cầu đặc biệt với hai
khách hàng này. Điều này có thể giải quyết vấn đề khách hàng nhưng sẽ gây ra
vấn đề trong khu vực khác và với những khách hàng khác.
6. Kết hợp phần tốt nhất của những sự lựa chọn trước.
Theo dõi sau khi giải quyết vấn đề
Điều khó chịu về một số vấn đề là chúng khơng được giải quyết hoặc việc giải quyết gây ra
những vấn đề mới. Giám đốc phải theo đuổi sau khi cách giải quyết được thi hành vì ba lý do tổng
qt sau:
1. Để chắc chắn rằng tiến trình giải quyết được thực hiện. Trong tình huống này,
giám đốc chắc chắn rằng nhân viên có những cuộc gặp gỡ có chất lượng với số
lớn khách hàng.
2. Để chắc chắn rằng sự lựa chọn cách giải quyết vấn đề là có hiệu quả. Một cách
đo lường hiệu quả chắc chắn là việc tăng doanh số bán hàng cho những khách
hàng lớn hơn này.
3. Để chắc chắn rằng cách giải quyết khơng gây thêm những vấn đề mới, như là
nhân viên xê dịch q nhiều do ảnh hưởng của số khách hàng nhỏ nhiều hơn đến
gấp hai lần khách hàng lớn.
Kế hoạch và giải quyết vấn đề
Một vài vấn đề khơng được dự kiến trước và giám đốc bán hàng phải đối phó những sự cố
cần sử dụng thủ tục giải quyết vấn đề đã được đề nghị. Một số vấn đề có thể được dự kiến như là
nhu cầu phân chia khách hàng khi một khu vực lớn lên vượt q khả năng của đại diện bán hàng.
Tiến trình kế hoạch hóa, trong dự trù chiến lược, chương trình và thủ tục để đạt đến mục tiêu, cố
gắng biết trước những vấn đề và giảm thiểu ảnh hưởng của chúng.
Các công cụ phân tích và lập kế hoạch của Giám đốc bán hành Page 5 of 17
2. Kế hoạch hóa đối với giám đốc bán hàng
Một giám đốc bán hàng chịu trách nhiệm đối với kế hoạch phát triển ở mức khu vực với
chiến lược bán hàng có hiệu quả và thực hiện được doanh số cao nhất. Thí dụ như, nếu chiến lược
cơng ty là đã tập trung những khách hàng lớn, giám đốc bán hàng phải làm việc với mỗi nhân viên
khu vực để xác định những khách hàng lớn và làm theo những chiến lược bán hàng của những
khách hàng đó. Tiến trình kế hoạch hóa mục tiêu trực tiếp này khơng chỉ để chắc chắn thực hiện
đúng chiến lược mà còn dạy cho nhân viên cách lập kế hoạch như thế nào đồng thời thắt chặt cam
kết giữa nhân viên và giám đốc.
Tại sao phải lập kế hoạch?
Thường thường có những cuộc tranh cãi cho việc khơng lập kế hoạch là, "Tơi khơng thể lập
kế hoạch. Những việc này đang thay đổi q nhanh!". Một lời bình luận như vậy thật sự chỉ để
biện minh cho những quyết định quản lý của "Người ngồi mài đũng quần". Tin tưởng rằng chữ đó
là một chuỗi những sự việc trơi qua nhanh một cách cẩu thả mà khơng có các khn mẫu, hoặc với
các khn mẫu khơng thể biết trước. Điều này hiển nhiên là khơng thật. Có mối liên quan giữa
những kiểu mẫu với đa số những trường hợp và hành vi của con người. Những kiểu mẫu khơng
thể thơng hiểu và biết trước một cách hồn hảo, những việc dự báo là cơ sở cho việc xây dựng một
kế hoạch tốt. Ví dụ như, một nhân viên bán hàng giỏi sẽ biết khi nào một người phân phát thường
sẽ đặt hàng thêm hoặc là mua những sản phẩm mới hoặc khi nào một khách hàng thuộc ngành
cơng nghiệp cần những dụng cụ mới. Kiến thức về những điều này cho phép một nhân viên dự
đốn trước về chúng, phát triển cách trình bày và làm những cuộc thăm hỏi khách hàng trong khi
họ đang hài lòng về cơng việc của họ. Nhân viên có thể có mặt tại những thời điểm quyết định để
bảo đảm thị phần của cơng ty với việc kinh doanh của khách hàng và thêm một ít nếu có thể.
Có những cuộc tranh cãi khác về vấn đề này như "Lập kế hoạch là trách nhiệm hàng đầu của
người thừa hành. Họ bảo tơi làm cái gì thì tơi đẩy nó qua cho nhân viên và chúng tơi thực hiện nó.
Khơng có gì cho tơi làm nhưng phải thực hiện lệnh". Trách nhiệm hàng đầu làm theo chiến lược
bán hàng và kế hoạch phát triển, đó là điều mà các giám đốc phải chấp hành. Giám đốc bán hàng
cơ sở được mong đợi thực hiện chiến lược và kế hoạch của cơng ty một cách hiệu quả như họ có
thể. Chỉ thị quản trị hàng đầu này có thể được thực hiện một cách tồi tệ hoặc tốt đẹp. Kế hoạch
hóa do các giám đốc bán hàng thực hiện trong phạm vi trách nhiệm của họ bảo đảm rằng, cái đó là
thứ hai, khơng phải là cái đầu tiên, giữ lại vị trí của họ tại cơng ty, nếu họ còn mong ước.
Một tranh luận thứ ba chống lại kế hoạch hóa là "Tơi khơng có thời gian! Tơi q bận rộn để
quan tâm đến việc nhân viên của tơi lập kế hoạch". Để được cung cấp tài liệu tốt thì kế hoạch hóa
có thể u cầu thêm thời gian lúc ban đầu, nhưng nó đạt kết quả tốt một cách nhanh chóng với việc
tăng giá trị ở thời gian về sau. Thật ra khơng có kế hoạch thì lãng phí thời gian hơn là có kế hoạch.
Các công cụ phân tích và lập kế hoạch của Giám đốc bán hành Page 6 of 17
Trách nhiệm hàng đầu là xây dựng chiến lược bán hàng của cơng ty, phát triển những kế
hoạch và chuyển chúng đến cho giám đốc bán hàng cơ sở và nhân viên bán hàng để thực hiện.
Việc ủy quyền này khơng tha cho giám đốc bán hàng trong trách nhiệm kế hoạch hóa. Người giám
đốc phải tiếp tục làm việc với nhân viên bán hàng phù hợp với chiến lược của cơng ty và lập kế
hoạch cho quận và khu vực riêng. Thêm nữa, phương pháp luận của chiến lược và kế hoạch hóa có
thể được áp dụng tại cấp giám đốc và nhân viên để phân bố các nguồn lực một cách hiệu quả và
kết quả. Luyện tập ứng dụng những ngun tắc kế hoạch hóa tại cấp quận và cơ sở có thể củng cố
thêm việc chuẩn bị cho giám đốc bán hàng thăng chức lên những cấp có quyền hạn chỉ đạo kế
hoạch chiến lược.
Q trình lập kế hoạch
Mặc dù chiến lược và kế hoạch hóa ở mức cơng ty đã được mơ tả trong chương 2 như là một
q trình nhiều chu kỳ và nhiều mức độ. ở mức độ giám đốc bán hàng chúng có thể được xem xét
theo sáu bước tiến trình được mơ tả trong hình 5-2.
Những mục tiêu và nhiệm vụ của cơng ty
Những mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức cung cấp cái khung để người giám đốc bán hàng
điều khiển kế hoạch hóa và dự thảo ngân quỹ. Nếu cơng ty có nhiệm vụ là người cung cấp số một
trong ngành cơng nghiệp và mục tiêu của nó là tạo 15% lãi từ đầu tư, thì giám đốc bán hàng bắt
đầu tiến trình của anh (chị) ta trong vòng những tham số đó. Hơn nữa, nếu cấp quản trị bên trên tin
tưởng rằng cách sắp xếp để thực hiện nhiệm vụ của cơng ty chủ yếu bán cho những khách hàng
lớn, thì giám đốc bán hàng phải gắng sức tác động trực tiếp hướng về những khách hàng lớn để
đánh giá rằng những khách hàng đó tồn tại trong quận của anh (chị) ta.
Các công cụ phân tích và lập kế hoạch của Giám đốc bán hành Page 7 of 17
Hình 5-2. Tiến trình kế hoạch hóa quản lý bán hàng
Phân tích
Phân tích khơng chỉ là việc làm một lần trong năm mà phải thực hiện trong suốt tiến trình kế
hoạch hóa. Thực hiện phân tích thật ra là mơ tả tiến trình của thu thập dự kiến và tác động hướng
về phía thực hiện các mục tiêu. Ví dụ như, phân tích có thể được sử dụng như một phần của tiến
trình kế hoạch hóa để xác định và làm sáng tỏ những vấn đề và giúp đỡ giám đốc hiểu được mơi
trường, như một phần của tiến trình kiểm tra để chắc chắn rằng nhân viên đang gắn chặt với kế
hoạch của họ, và như là một cách sáng tạo ra các dữ kiện cần thiết để giám đốc sử dụng trong việc
thực hiện những trách nhiệm thuộc về quản lý như đánh giá, khun răn, và động viên nhân viên.
Triển vọng được chọn trong bài học này là thơng tin quan trọng có thể có do sử dụng một cách
thơng minh tiến hành phân tích dữ liệu cơ bản, phổ biến dễ sử dụng và hiểu biết.
Những mục tiêu
Những mục tiêu xác định phương hướng và những mục tiêu chi tiết. Hai phương pháp tiêu
chuẩn: trên xuống và dưới lên. Trong phương pháp trên xuống, quản trị cấp cao đặt ra mục tiêu
cơng ty và rồi truyền đạt chuỗi các mệnh lệnh xuống cho từng cấp quận riêng lẻ. Giám đốc bán
hàng khu vực được thơng báo mục tiêu bán hàng trong giai đoạn tới tại quận của anh (chị) ta.
Trách nhiệm của giám đốc là thực hiện những mục tiêu đó hoặc chuẩn bị giải thích cho ơng chủ tại
sao khơng thực hiện được mục tiêu.
Các công cụ phân tích và lập kế hoạch của Giám đốc bán hành Page 8 of 17
Trong phương pháp từ dưới lên, người giám đốc gặp gỡ mỗi nhân viên và làm việc đặt ra những
mục tiêu cho mỗi khu vực.
Trong bước đầu tiên, mỗi nhân viên bán hàng và giám đốc đã đồng ý sự đánh giá cho mỗi
khách hàng. Những đánh giá này được tổng kết qua tất cả những sản phẩm và tất cả những khách
hàng đang có và sẽ có trong tương lai để đạt mục tiêu bán hàng cho khu vực.
Trong bước thứ hai, đại diện bán hàng và giám đốc đánh giá nỗ lực cần có đối với mỗi
khách hàng để thực hiện mục tiêu mới. Nỗ lực này có thể chứa đựng việc thực hiện thêm những
cuộc chào hàng cá nhân ở nơi tăng hiệu quả sẽ tạo ra doanh số mới, việc sửa đổi chất lượng những
cuộc chào hàng nhằm nhấn mạnh sự khác nhau giữa sản phẩm và dịch vụ; gặp gỡ những người
mua khác nhau, gia tăng qui mơ đơn hàng, và thay đổi bản chất các cuộc gặp hỗn hợp.
Trong bước thứ ba, mục tiêu doanh số tương xứng với các nỗ lực và những mục tiêu gọi lại
của mỗi khách hàng cùng các chi phí của chúng. Những mục tiêu phải thích hợp với nỗ lực có thể
có của nhân viên bán hàng. Nếu nhân viên khơng có thời gian, thì những khách hàng nhỏ với
doanh số tiềm tàng nhỏ khơng tạo ra hiệu quả lớn hơn các khách hàng tiềm năng đang có. Khi kết
quả khơng đạt u cầu thì mục tiêu cũng bị giảm sút tương ứng. Cuối cùng, mục tiêu khu vực phù
hợp với nỗ lực có thể có của nhân viên chào hàng sẽ được thực hiện. Suy đốn của giám đốc chứa
đựng những dữ liệu này từ khu vực đến tiến trình đánh giá mục tiêu của quận và nỗ lực có thể có
để đạt được những mục tiêu đó. Những đánh giá về cấp quận mở rộng tạo cơ sở cho những bước
còn lại trong tiến trình thực hiện.
Chiến lược
Chiến lược là cách thực hiện mục tiêu như thế nào. Cấp cơng ty phải lựa chọn các chiến lược tiếp
thị để có thể thâu nhận được "những lợi tức chênh lệch" từ phía đối thủ. Giám đốc bán hàng phải
đối mặt với tình huống khó xử: đưa ra chiến lược của cơng ty và mục tiêu của quận, phải làm gì
cho mỗi khu vực để đạt được lợi nhuận chênh lệch từ đối thủ trong khu vực kia.
Chiến lược của giám đốc dựa trên khả năng của nhân viên trong mỗi khu vực của họ và sức
mạnh, điểm yếu của đối thủ. Ví dụ trong một khu vực nơi có nhân viên nhiều kinh nghiệm và đối
thủ cạnh tranh mạnh, giám đốc và nhân viên phải nghiên cứu điểm yếu về đặc trưng sản phẩm
hoặc khách hàng. Chiến lược sẽ đạt được kết quả đặc biệt dựa trên điểm yếu này bằng việc tập
trung vào những khách hàng và sản phẩm đó.
Những chiến thuật
Phát triển những chiến luật để thực hiện chiến lược u cầu định rõ những bước hành động.
Tại cấp cơng ty nó có thể u cầu những trang liệt kê và mơ tả những bước hành động cụ thể. Tuy
nhiên ở cấp giám đốc bán hàng, một kế hoạch dự thảo chiến thuật là khơng cần thiết. Ví dụ, một
Các công cụ phân tích và lập kế hoạch của Giám đốc bán hành Page 9 of 17
kế hoạch để ứng dụng chiến lược tập trung vào điểm yếu sản phẩm và khách hàng của đối thủ
cạnh tranh trong một khu vực phải gồm có một trang riêng. Trang này sẽ xác nhận loại sản phẩm
và khách hàng nào đang tồn tại yếu kém. Mỗi khách hàng phải được mơ tả trong một đoạn riêng lẻ
về chủng loại, chất lượng, và sự điều chỉnh các nỗ lực của nhân viên bán hàng trực tiếp làm việc
với khách hàng. Như là một đoạn văn có thể đọc giống ví dụ dưới đây.
Khi kế hoạch mục tiêu được đề ra, thì dự báo độc lập được lập trên cơ sở chiến thuật và kế
hoạch. Nếu dự báo phù hợp với những mục tiêu thì kế hoạch được thi hành. Nếu nó khơng phù
hợp thì kế hoạch phải được sửa đổi theo tiềm lực của cơng ty cho phép.
Thi hành
Việc thi hành u cầu đưa kế hoạch vào sử dụng. Giám đốc bán hàng sẽ lập cho mỗi nhân
viên bán hàng một thời khóa biểu xác định những hành động rõ ràng để anh (chị) ta thực hành kế
hoạch. Nếu nó là một kế hoạch của khách hàng trung tâm, thì sẽ có những tiếp xúc, khi q trình
theo đuổi đã hồn tất và những hành động nào được chọn với những khách hàng đó. Người giám
đốc có thể sử dụng chi phí tiêu chuẩn và những báo cáo bán hàng để theo dõi hoạt động của khu
vực
Đánh giá/ kiểm tra
Một chức năng của những báo cáo chào hàng được nhân viên bán hàng đệ trình để giám đốc
nắm được trong ngày đó là nhân viên đang làm gì để thực hiện kế hoạch. Giám đốc sử dụng những
phản hồi được cung cấp từ báo cáo chào hàng để chắc chắn rằng nhân viên duy trì hoạt động theo
kế hoạch. Nếu nhân viên xa rời kế hoạch hoặc sự phản ứng lại của khách hàng đối với chiến lược/
kế hoạch là khơng mong đợi, thì nhân viên và giám đốc phải tính lại và có thể sửa đổi chiến lược
gốc/ kế hoạch ban đầu của khu vực.
3. Phân tích: cơ sở của việc lập kế hoạch và giải quyết vấn đề
Giám đốc bán hàng phải thường làm những quyết định xuất phát từ việc phân tích những dữ
liệu. Đoạn này sẽ thảo luận sơ lược cách triển khai và thu thập các dữ liệu thích hợp và làm sẵn
sàng cho giám đốc bán hàng như thế nào.
u cầu dữ liệu để phân tích
Giám đốc bán hàng là người sử dụng các dữ liệu do tổ chức cung cấp. Tuy nhiên giám đốc
khơng nên là một người sử dụng mà khơng biết gì đến chất lượng và sự lưu hành những dữ liệu
này ảnh hưởng trực tiếp chất lượng của những quyết định được lập ra trên cơ sở những dữ liệu ấy.
Một giám đốc bán hàng nên có kiến thức căn bản về thu thập dữ liệu cho việc ra quyết định.
Các công cụ phân tích và lập kế hoạch của Giám đốc bán hành Page 10 of 17
Triển khai dữ liệu
Phần mềm máy tính về phân tích dữ liệu có thể giúp đỡ giám đốc bán hàng trong biến đổi dữ
liệu thành những thơng tin thích hợp cho việc ra quyết định. Tuy nhiên, nó sẽ khơng đủ, nếu chỉ
đơn giản mơ tả tiến trình phân tích mà khơng đi kèm việc tạo ra chất lượng dữ liệu.
Ví dụ, tiến trình phân tích hay, hoặc có chất lượng cao khơng thể bù đắp cho chất lượng dữ
liệu tồi. Từ một kỹ thuật ít phức tạp tạo ra dữ liệu có chất lượng cao hơn thường sản xuất ra những
thơng tin hữu dụng và đáng tin cậy hơn, cơ sở dữ liệu chất lượng phải được triển khai. Vậy triển
khai các dữ liệu cho phân tích u cầu đầu tiên là dữ liệu được chọn đúng, và điều thứ hai là dữ
liệu phải có sẵn để sử dụng thích hợp với hình thức, với những cơng cụ có sẵn để phân tích.
Thu thập dữ liệu
Đối với giám đốc bán hàng, bốn loại dữ liệu quan trọng là doanh số, chi phí, những cuộc
chào hàng và khách hàng/ thị trường. Các dữ liệu có sẵn cho phân tích nên đơn giản nhất, đa số ở
dạng riêng lẻ.
Doanh số. Những nhân viên bán hàng có viết trực tiếp đơn đặt hàng hoặc khách hàng nộp
một đơn đặt hàng mà khơng có nhân viên, khi bán hàng tiến trình thu thập dữ liệu doanh số có liên
quan bắt đầu. Đơn hàng bao gồm thơng tin của khách hàng và ngày đặt hàng, sản phẩm được bán,
kích thước bao hàng và giá cả, màu sắc và tiền chiết khấu, thời hạn thanh tốn, ngày và địa
phương giao hàng, cộng với một vài thơng tin đặc biệt khác phù hợp với việc bán hàng này.
Khi đơn hàng được viết hóa đơn, cần chỉ ra những thơng tin đặt hàng cộng với một vài thay
đổi phải được thực hiện bởi vì khách hàng thay đổi hoặc khơng có khả năng hòa hợp để điền các
u cầu gốc theo cách được chỉ rõ. Trong những trường hợp cạn kho, trả lại đơn hàng và những
hủy bỏ hạn mức là một vài lý do của những thay đổi. Trong trường hợp, khách hàng hồn lại nên
ghi chú một cách cẩn thận để chắc chắn rằng dữ liệu doanh số bán hàng phản ánh những sự khấu
trừ này.
Chi phí. Dữ kiện chi phí và chi tiêu đến từ ba nguồn: báo cáo chỉ tiêu nhân viên bán hàng,
bao gồm những chi phí biến đổi như xe hơi, điện thoại và chỉ tiêu giải trí, chi phí, bồi hồn, có
chứa lương, hoa hồng và những tiền thưởng, và chi phí yểm trợ bao gồm chi tiêu văn phòng, đào
tạo và đi lại của giám đốc. Các dữ liệu cơ bản về khách hàng và của tồn thể nhân viên phải được
tập hợp lại một cách có chọn lựa để kiếm được các dữ liệu trong một dạng có thể sử dụng được.
Dữ liệu chi phí nên được xác định cho mỗi một hành vi hoặc một doanh số khu vực hoặc
nhân viên. Điều này kết hợp nó với tổng doanh số để máy tính tính tốn lợi nhuận của khu vực
một cách dễ dàng hơn.
Các công cụ phân tích và lập kế hoạch của Giám đốc bán hành Page 11 of 17
Những cuộc chào hàng. Mặc dù hầu hết các cơng ty đều u cầu những nhân viên bán hàng
đệ trình các báo cáo chào hàng, nhưng một vài cơng ty trong số đó dùng những dữ liệu này trong
hoạt động quản lý nhân viên bán hàng. Dữ liệu nên được thu thập từ các nhân viên theo số những
cuộc chào hàng, những kiểu chào hàng (dịch vụ, sự giới thiệu (trình diễn), hoặc tin tức), và đặc
tính khách hàng (khách hàng hoặc khách hàng tương lai, người phân phối hoặc người sử dụng).
Thơng tin khách hàng/ thị trường. Thơng tin này sẽ được triển khai từ cả hai dữ kiện bên
trong và bên ngồi cơng ty. Dữ liệu bên trong có thể lấy từ sự đánh giá khả năng cạnh tranh của
cơng ty cũng như nghiên cứu thị trường do các nhân viên bán hàng thực hiện. Tuy nhiên, dường
như là cơng ty hiếm khi u cầu nhiều thơng tin từ nhân viên bằng việc quan tâm đến phản ứng
của khách hàng đối với việc thay đổi giá cả. Dữ liệu về đối thủ cạnh tranh, khách hàng sản phẩm
và thị trường được mua từ những người bán hàng lặt vặt ở ngồi. Nhưng dữ kiện này có thể dùng
kiểm tra thu nhập do cơng ty tạo ra hoặc lấp đầy những nơi mà cơng ty khơng thể thu thập dữ kiện
hoặc duy trì nó cho đến nay.
Liệt kê các dữ kiện có sẵn
Giám đốc bán hàng phải làm việc với dữ kiện thích hợp với các nhân viên bán hàng, khách
hàng, sản phẩm và đối thủ cạnh tranh đang hoạt động trong quyền hạn của anh (chị). Chắc chắn
rằng những dữ liệu phù hợp và sẵn sàng để sử dụng cho việc phân tích đúng lúc (hợp thời) là một
chức năng của hệ thống yểm trợ quyết định. Sự sáng lập của hệ thống yểm trợ quyết định là một
sản phẩm tự nhiên của việc phát triển cách sử dụng máy tính của cơng ty. Ba hoạt động đầu tiên
trong phát triển cách sử dụng máy tính được thảo luận dưới đây.
Giai đoạn 1. Hệ thống thực hiện chế biến dữ kiện. Trong giai đoạn một này cách sử dụng
đầu tiên là những chức năng của các kiểu kế tốn như là Bảng lương, Lập hóa đơn khách hàng và
kiểm kê. Hầu như nó khơng thể dùng cho nghiên cứu thị trường và doanh số mà người ta dùng để
sáng lập các dữ liệu cơ sở.
Giai đoạn 2. Hệ thống thơng tin quản lý. Khi các cơng ty trở nên tinh vi hơn trong việc thực
hiện và thu thập các dữ kiện, họ vươn tới ứng dụng nhiều hơn. Họ bắt đầu hợp nhất các dữ kiện cơ
bản đang tồn tại bên trong và bên ngồi, lựa chọn tiến trình tài chính và thống kê để phân tích dữ
kiện. Những báo cáo được tạo ra trên cơ sở thường xun và được thiết lập cho những quyết định
quản lý hằng ngày một cách dễ dàng. Những giám đốc bán hàng khơng mong đợi được dò hỏi hệ
thống này một cách trực tiếp. Khi đối mặt với những quyết định u cầu thơng tin khơng thường
xun, họ được u cầu báo cáo và những dự báo cần thiết từ một trung tâm máy tính thuộc Trung
ương.
Các công cụ phân tích và lập kế hoạch của Giám đốc bán hành Page 12 of 17
Giai đoạn 3. Những hệ thống yểm trợ quyết định. Những hoạt động của hệ thống yểm trợ
quyết định dựa trên mạng vi tính có thể hoạt động độc lập hoặc giới hạn trong một khung chính.
Nó phụ thuộc chặt chẽ vào các dữ kiện đang được duy trì trong một dạng phân tán và phần mềm
có sẵn dễ dàng sử dụng. Phần mềm này cho phép phân tích trực tiếp các dữ kiện. Đối với giám đốc
và nhân viên, tất cả những cái đó bao gồm việc phân tích khách hàng và sản phẩm, giải quyết kế
hoạch chào hàng và những vấn đề quản trị khu vực, làm dự báo, hướng dẫn trình bày phân tích, và
một loạt cái khác sinh ra.
Hai điều trở ngại cho việc sử dụng có hiệu quả của chúng là cần có dữ liệu có chất lượng cao
và đào tạo giám đốc để sử dụng hàng ngày các nguồn có sẵn một cách đúng đắn.
Khi các dữ kiện được thu thập và ở dạng có thể sử dụng, chúng sẽ được phân tích. Mục tiêu
căn bản nhất của phân tích là doanh số, chi phí và mối liên hệ của chúng - lợi nhuận hoặc doanh
thu trên vốn đầu tư.
Tiến trình phân tích chia nhỏ
Khái niệm cơ bản của phân tích chia nhỏ là các dữ kiện được phá ra nhỏ hơn và chi tiết hơn.
Khi tiến trình này được hiểu rõ và nguồn của các dữ kiện được giải thích, thì ví dụ chi tiết về
doanh số và phân tích chi phí sẽ được trình bày.
Mục tiêu của việc phân tích chia nhỏ đơn giản là để xác nhận cơ sở cho những vị trí xa nhất
được chứng minh trong dữ kiện.
4. Phân tích doanh số và chi phí của giám đốc bán hàng
Một giám đốc bán hàng cấp cơ sở nhận một cách rõ nét các dữ liệu q khứ và hiện tại về
doanh số và chi phí của quận. Một câu hỏi quan trọng cho một giám đốc là, "Tơi sẽ làm cái gì với
những dữ kiện này để nó là một kiểu phù hợp với quyết định mà tơi sẽ phải làm?". Đoạn này thăm
dò vài tiến trình dùng phép phân tích cơ bản mà một giám đốc phải dùng để biến đổi dữ kiện
doanh số và chi phí của quận thành những thơng tin thích hợp hữu dụng.
Phân tích doanh số
Phân tích doanh số là nghiên cứu dữ kiện doanh số q khứ của cơng ty, với mục tiêu cố
gắng xác nhận những kiểu mẫu và những mối liên hệ có ích cho việc ra quyết định quản lý. Trước
khi tiến trình phân chia cơ bản của việc phân tích có thể được giải thích, những cách định nghĩa
khác nhau bị che đậy khi bán hàng.
Một hàng hóa như thế nào được coi là bán được?
Các công cụ phân tích và lập kế hoạch của Giám đốc bán hành Page 13 of 17
Các cơng ty khác nhau có những cách định nghĩa khác nhau khi một hàng hóa được bán.
Một hàng hóa bán được định nghĩa một cách khác nhau khi một đơn hàng là (1) viết và được xếp
đặt; (2) được giao hàng; (3) khách hàng nhận được và chấp nhận; (4) trả tiền đầy đủ. Tổng doanh
số phải được điều chỉnh trước khi phân tích để phản ảnh những đơn hàng bị hủy bỏ, trợ giá của
hàng hóa bị hư hại và những khoản tín dụng, thay đổi kích cỡ đóng gói và giá cả, và bất cứ thay
đổi trong việc ghi hóa đơn và những chính sách thanh tốn làm ảnh hưởng đến doanh số bán được
ghi chép. Sự phân tích nên được tiến hành trên cơ sở điều chỉnh dữ kiện.
Tiến trình phân tích doanh số
Trong phân tích doanh số, cách tiếp cận tổng qt là chia nhỏ (phá vỡ) một khối dữ kiện lớn
thành những bộ phận cấu thành có đầy đủ ý nghĩa hơn. Giám đốc bán hàng tiêu biểu quan tâm đến
việc kiểm tra dữ kiện doanh số theo tiêu chuẩn như khu vực, các kiểu nhân viên bán hàng, các kiểu
khách hàng, các ngành kinh doanh, sản phẩm, kích thước đóng gói, và khoảng thời gian. Mục tiêu
là xác định đúng vùng thành cơng để có thể thun chuyển những nhân viên non kém và có thể
loại bỏ họ trước khi họ trở nên trầm trọng.
Phân tích chi phí
Trong bất cứ việc cắt giảm nào việc cắt giảm chi phí có thể có hiệu quả lớn trong thời gian
ngắn về lợi tức và bảng tổng kết tài sản, nhưng sẽ phá hủy khả năng cạnh tranh lâu dài của đối thủ
của cơng ty. Mánh kh của giám đốc là sắp xếp và kiểm sốt chi phí q đáng nhưng khơng ảnh
hưởng tới thành cơng ngắn và dài hạn của cơng ty trên thị trường.
Hướng dẫn phân tích chi phí
Trong cách thức cơ bản nhất của nó, "phân tích chi phí tiếp thị có liên quan tới chi phí của
hoạt động tiếp thị đến doanh số dùng để đo lường lợi nhuận". Hình 5-3 liệt kê và định nghĩa một
vài điều khoản chung hơn dùng trong phân tích chi phí.
Có hai mức độ mà tại đó giám đốc bán hàng cơ sở có thể tiến hành phân tích chi phí. Mức
độ đầu tiên hay đơn giản nhất là chi phí do hoạt động của nhân viên khu vực. Mức độ thứ hai là
kiểm tra chi phí cấp quận và khu vực của các nhà quản trị cấp trên để xác định sự đóng góp của
quận và khu vực vào lợi nhuận của cơng ty.
Phân tích chi phí đơn
Phân tích chi phí đơn chứa đựng sự thay đổi chi phí trực tiếp ngồi giờ của khu vực và so
sánh chi phí các loại theo nhân viên bán hàng.
Phân tích chi phí và lợi nhuận
Các công cụ phân tích và lập kế hoạch của Giám đốc bán hành Page 14 of 17
Việc phân tích một cách phức tạp hơn đòi hỏi phải đưa ra doanh số bán hàng và những quyết
định về sự phân phối chi phí cố định.
Chi phí/ chỉ tiêu Chi phí là những tài sản (ln ln là tài sản có) và dịch vụ được tính do
kinh doanh và thể hiện bằng tiền tệ. Chỉ tiêu là số tiền của tài sản có tiêu thụ
hoặc dịch vụ sử dụng trong tiến trình kiếm thu thập.
Chi phí cố định Đó là những chi phí khơng đổi trong một thời gian ngắn. Nó tiếp tục ở mức
độ như nhau bất chấp doanh số tăng. Nó được gọi là chi phí chung. Nó bao
gồm các khoản như là lương nhân viên và giám đốc, chi phí kho bãi, chi phí
dụng cụ và chi phí quản lý văn phòng.
Chi phí biến đổi Là những chi phí thay đổi theo mức độ hoạt động. Ví dụ như nhiệm vụ bán
hàng sẽ thay đổi với tổng doanh số và chỉ tiêu xe hơi sẽ tăng với việc tăng
số lượng các cuộc chào hàng.
Chi phí kiểm sốt được Là những chi phí dưới sự điều khiển trực tiếp của giám đốc thương mại và
hoặc của nhân viên bán hàng. Phần rất lớn của chi phí biến đổi là bắt nguồn
từ việc quản lý ở quận hoặc khu vực. Chỉ tiêu du lịch và giải trí, chi phí ơtơ,
văn phòng bán hàng ngồi giờ, lập lịch đặt hàng và tiến trình giảm chi phí
thuộc loại tự quyết định hành động.
Chi phí khơng kiểm
sốt được
Tại cấp khu vực, một phần quan trọng của chi phí nhân viên là khơng kiểm
sốt. Ví dụ như, lương và lợi nhuận được cố định và sự khuyến khích trả
được định trước bằng kế hoạch đền bù.
Chi phí trực tiếp Là những chi phí có thể được ấn định cho từng loại tài khoản hoặc hành
động đặc biệt. Ví dụ như, chi phí tiến trình đặt hàng chắc chắn có thể được
ấn định cho những khách hàng đặc biệt do cách họ đặt hàng, qui mơ đặt
hàng.
Chi phí gián tiếp Là những chi phí khơng thể cho là loại đặc biệt. Tài khoản hoặc hoạt động.
Chúng cần thiết để ủng hộ sự thay đổi hoạt động và có thể bao gồm những
chi phí sản xuất và phân phối.
Hình 5-4. Thuật ngữ chi phí
Tiếp cận giá thành. Cách tiếp cận này để phân phối chi phí cho tổng số chi phí của một
khoản chi phí chung hoặc chi phí cố định và phân phối nó ra hành động phù hợp với vài chỉ tiêu đã
được thỏa thuận trước. Cách tiếp cận giá thành là cần thiết trong u cầu của cơng ty đã biết và
hiểu cách tạo ra lợi nhuận. Tuy nhiên cách tiếp cận giá thành có thể ẩn giấu nguồn lợi nhuận dưới
sự phân phối chi phí cố định. Cách khác, tiếp cận số dư vốn góp, xác định nguồn lợi nhuận mà
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét