- Ban giám đốc gồm: 1 giám đốc và 2 phó giám đốc
+ Giám đốc là người đứng đầu đuợc nhà nước bổ nhiệm. Giám đốc có
trách nhiệm lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của công ty và chịu trách
nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của công ty.
+ Phó Giám đốc là người được Giám đốc ủy quyền phụ trách từng
lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm về lĩnh vực mình được giao.
- Hệ thống các phòng ban:
+ Phòng tổ chức hành chính: Quản lý bộ máy hành chính, phẩn bổ
mạng lưới kinh doanh, hợp lý hóa việc sử dụng lao động…
+ Phòng y tế: Thực hiện công tác y tế dự phòng. Xây dựng kế hoạch
chăm sóc, bồi dưỡng người lao động, đảm bảo sức khỏe cho cán bộ công nhân
viên toàn công ty.
+ Phòng Kế hoạch - Kinh doanh: Tiến hành các hoạt động nghiên cứu,
đánh giá nhu cầu tiêu dùng của khách hàng đẻ xác định chiến lược kinh doanh
cho thị trường của công ty. Tổ chức hợp lý việc quản lý nguồn hàng, thực hiện
ký kết hợp đồng với các bạn hàng.
+ Phòng Tài chính-Kế toán: Thực hiện công tác hạch toán kế toán của
toàn công ty, quản lý tài chính, theo dõi tình hình sử dụng vốn, tình hình thu
chi, kết quả kinh doanh. Phân tích hoạt động kinh tế để cung cấp thông tin cho
lãnh đạo, lập báo cáo tài chính.
+ Phòng thanh tra: Thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát các hoạt
động của các phòng ban, các cửa hàng, bộ phận cá thể của công ty.
- Các đơn vị trực thuộc công ty là một bộ phận quan trọng trong bộ
máy hoạt động của công ty gồm:
+ Các cửa hàng bách hóa: Giảng Võ, Phố Huế, Bờ Hồ, Cát Linh…
+ Các trạm kinh doanh: Trạm kinh doanh số I, trạm kinh doanh số II…
+ Các trung tâm Thương mại, tổng kho.
1.3.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty
Công ty Bách hóa Hà Nội trong những năm qua luôn là một đơn vị dẫn
đầu của ngành Thương mại có uy tín rộng rãi đối với các cơ quan quản lý, bạn
hàng, các tổ chức trong và ngoài nước.
5
- 5 -
Là một doanh nghiệp Thương mại với mặt hàng kinh doanh chính là
hàng tiêu dùng do vốn của Nhà nước cấp và vốn tự có.
Mặt hàng kinh doanh, bao gồm tất cả các hàng tiêu dùng như: Văn
phòng phẩm, bánh kẹo, may mặc, đồ gia dụng…
- Phương thức kinh doanh
+ Bán buôn: bao gồm bán buôn cho các đầu mối bán lẻ và các đơn vị
trực thuộc.
+ Bán lẻ: diễn ra chủ yếu ở các cửa hàng bách hóa, trung tâm thương
mại, trạm kinh doanh.
Nguồn hàng chủ yếu: Công ty có quan hệ bạn hàng ở khắp nơi trong
nước như: công ty bánh kẹo Hải Hà, công ty bánh kẹo Kinh Đô, công ty
đường Biên Hòa… Chính nhờ có nguồn hàng phong phú nên công ty luôn đáp
ứng được nhu cầu của thị trường.
Mạng lưới kinh doanh: Trụ sở của công ty ở 45 Hàng Bồ, là nơi thâu
tóm mọi hoạt động kinh doanh của công ty, duy trì hoạt động của các đơn vị
cơ sở khắp nơi trong thành phố. Hệ thống đơn vị trực thuộc của công ty năm
ở nhiều khu vực thuận lợi cho việc kinh doanh thương mại. Hầu hết các cửa
hàng đều nằm ở vị trí thuận lợi cho việc kinh doanh luân chuyển hàng hóa.
Mạng lưới các đơn vị kinh doanh được lãnh đạo công ty đôn đốc theo dõi
quản lý chặt chẽ, các chế độ chính sách đều được thông báo kịp thời xuống
các đơn vị để đảm bảo sự thống nhất đồng bộ.
1.4. Kết quả hoạt động kinh doanh
Trong nhưng năm gần đây với sự cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị
trường nhưng công ty luôn đứng vững và phát triển đi lên. Hàng năm doanh
thu của công ty ngày càng tăng cụ thể:
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006
1. Doanh thu thuần 95.066.575.476 183.871.456.334
2. Lợi nhuận gộp 7.794.635.877 18.562.732.881
3. Lợi nhuận thuần 264.463.054 528.544.182
1.5. Hình thức kế toán và bộ máy kế toán áp dụng trong công ty
1.5.1. Hình thức kế toán
6
- 6 -
Do đặc điểm về hoạt động kinh doanh, lượng nghiệp vụ kinh tế phát
sinh nhiều. Vì vậy, hình thức kế toán áp dụng hiện nay là hình thức “Nhật ký
chứng từ”.
Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ các
nghiệp vụ kính tế phát sinh theo bên có của các tài khoản, số phát sinh bên Nợ
của mỗi tài khoản được phản ánh trên từng nhật ký chứng từ khác nhau, ghi
Có các tài khoản có liên quan đối ứng, Nợ với tài khoản này và cuối tháng tập
hợp vào sổ cái từ các nhật ký chứng từ đó.
Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc và các bảng phân bổ, sau khi kiểm tra
tính hợp lý tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết, bảng kê, nhật ký chứng từ liên
quan. Từ nhật ký chứng từ, cuối tháng kế toán hạch toán vào các sổ tài khoản
tương ứng. Mặt khác, từ các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết. Định kỳ từ
sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, bảng kê, nhật ký chứng từ lập báo cáo tài chính.
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Các bảng kê
Nhật ký chứng từ
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ cái tài khoản
Báo cáo tài chính
Sơ đồ 2: Trình tự ghi sổ kế toán hình thức nhật ký chứng từ tại công
ty Bách hóa Hà Nội
7
- 7 -
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
1.5.2.Tổ chức bộ máy kế toán
Do là một đơn vị kinh doanh với nhiều đơn vị nhỏ nên công ty chọn mô
hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
Sơ đồ 3: Bộ máy kế toán của công ty
Kế toán trưởng
Thủ quỹ
Kế toán chi phí
Kế toán vốn bằng tiền
Phó phòng kế toán kiêm kế toán TSCĐ
Kế toán thanh toán công ty
Kế toán ở đơn vị hạch toán độc lập
Kế toán ở đơn vị hạch toán tập trung
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức khá gọn nhẹ và khoa học.
Phòng gồm 1 Kế toán trưởng, 1 Phó phòng kế toán và 4 nhân viên kế toán.
8
- 8 -
Mỗi thành viên trong phòng đảm nhiệm những nhiệm vụ khác nhau nhưng
đều nhằm mục đích chung là theo dõi, kiểm tra, ghi chép, tính toán một cách
chính xác, đầy đủ kịp thời tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
Cơ cấu bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cấp trên về công
tác kế toán của công ty, là người phụ trách chung, tổng hợp số liệu, lập báo
cáo kế toán định kỳ.
- Phó phòng kế toán kiêm kế toán tài sản cố định: giúp đỡ kế toán
trưởng quản lý, thực hiện, tổng hợp, kiểm tra đối chiếu số liệu để lên báo cáo
kế toán. Ngoài ra còn theo dõi tài sản cố định của toàn công ty trong quá trình
hoạt động kinh doanh.
- Kế toán chi phí: chịu trách nhiệm hạch toán tổng hợp và hạch toán chi
tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí hàng ngày tại văn
phòng công ty, cá thể công ty. Đồng thời theo dõ quản lý các tài khoản:
TK1331, TK3331…
- Kế toán tiền mặt chịu trách nhiệm viết phiểu thu, phiều chi tiền mặt
phát sinh ở công ty, lập và theo dõi TK334 “Lương nhân viên khối văn phòng,
cá thể của công ty”
- Kế toán thanh toán công nợ: tiến hành ghi sổ từ các chứng từ gốc để
vào bảng kê chi tiết, nhật ký chứng từ số 1, số 2.
- Thủ qũy: quản lý quỹ tiền mặt, kho tích liệu của phòng kế toán trong
công ty.
Đối với các đơn vị trực thuộc công ty được phép hạch toán độc lập, bộ
máy kế toán được tổ chức tương đối hoàn chỉnh và có nhiệm vụ mở các sổ kế
toán theo đúng chế độ quy định, tiến hành hạch toán các nghiệp vụ phát sinh
trong kỳ. Định kỳ gửi báo cáo kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh
doanh lên phòng kế toán công ty.
Còn đối với các đơn vị trực thuộc công ty nhưng hạch toán tập trung
như văn phòng công ty, trung tâm thương mại, trạm kinh doanh số 1, 2…
cũng có các nhân viên kế toán ghi chép và mở sổ kế toán. Định kỳ các đơn vị
này sẽ nộp bảng kê và các chứng từ liên quan lên phòng kế toán công ty. Tại
đây nhân viên kế toán sẽ tổng hợp số liệu của các đơn vị này, tính toán, theo
dõi và lên báo cáo ở bộ phận hạch toán tập trung.
Việc thực hiện hình thức tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán ở
công ty Bách hóa Hà Nội tạo điều kiện cung cấp thông tin kinh tế vừa chính
xác kịp thời phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý của công ty.
9
- 9 -
1.5.3. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/3/2006
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào 31/12 hàng năm
- Đơn vị tiền tệ sử dụng tiền tệ: đồng Việt Nam
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kế toán hàng tồn kho theo
phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính thuế: Áp dụng phương pháp khấu trừ thuế.
PHẦN II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ
MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY
BÁCH HOÁ HÀ NỘI
2.1. Đặc điểm, nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán
2.1.1. Phương thức mua hàng
- Phương thức mua hàng trực tiếp: Doanh nghiệp cơ sở cán bộ cung
ứng mang giấy ủy nhiệm nhận mua hàng đến bên cung cấp để nhận hàng theo
quy định trong hợp đồng. Các chứng từ phải ghi đầy đủ nội dung để phòng kế
toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho.
- Phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào điều kiện của hợp đồng đã ký
với doanh nghiệp, bên cung cấp định ký chuyển hàng cho doanh nghiệp tại
địa điểm quy định ghi trong hợp đồng.
2.1.2. Phương thức thanh toán
- Thanh toán bằng tiền mặt
- Thanh toán bằng séc
- Thanh toán bằng ủy nhiệm chi
2.1.3. Phạm vi và thời điểm xác định mua hàng
a. Phạm vi xác định mua hàng
Hàng hóa được coi là hàng mua của doanh nghiệp phải đảm bảo các
điều kiện sau:
10
- 10 -
- Hàng phải thông qua hành vi mua bán và theo một thể thức thanh
toán với người bán nhất định, là cơ sở cho việc chuyển quyền sở hữu về hàng
hóa và tiền.
- Hàng hóa phải có sự chuyển quyền sở hữu (người mua phải nhận
được quyền sở hữu về hàng hóa và mất quyền sở hữu về tiền tệ.
- Hàng hóa mua vào phải với mục đích bán ra hoặc mua vào để gia
công sản xuất nhưng với mục đích để bán ra.
b. Thời điểm xác định mua hàng
- Đối với phương thức chuyển hàng
+ Khi hàng hóa đã về đến kho của doanh nghiệp và doanh nghiệp đã
thanh toán với người bán hoặc chấp nhận thanh toán.
+ Doanh nghiệp đã thanh toán với người bán cho người bán nhưng cuối
tháng vẫn chưa về kho của doanh nghiệp.
- Đối với phương thức mua hàng trực tiếp thời điểm xác định mua hàng
là khi cán bộ nghiệp vụ hoàn thành thủ tục ký nhận nợ hoặc thanh toán tiền
cho người bán.
- Đối với phương thức nhập khẩu thời điểm xác định hàng mua là khi
cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp đến ngân hàng chấp nhận trả tiền đơn vị
xuất khẩu.
2.1.4. Giá cả hàng mua
Đối với hoạt động kinh doanh thương mại giá mua là giá thực tế thanh
toán cho người cung cấp, giá mua cao hay thấp tùy thuộc vào quan hệ cung
cấp, tùy thuộc vào khối lượng hàng mua và phương thức thanh toán.
Theo chế độ kế toán, tất cả hàng hóa phải phản ánh trên sổ kế toán theo
nguyên tắc phí. Đó là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải bỏ ra để có được
hàng hóa đó.
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế
Giá mua thực tế của
hàng hóa
=
Giá thanh toán với người
bán (không gồm VAT)
+
Chi phí thu
mua
Chi phí thu mua: vận chuyển, lưu kho, lưu bãi.
2.2. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán
Ở công ty Bách hóa Hà Nội, mọi nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với
người bán đều được tổ chức thực hiện tập trung. Công ty có một hệ thống các
11
- 11 -
cửa hàng, trạm kinh doanh… Định kỳ, các cửa hàng, trạm kinh doanh lập kế
hoạch từng các hàng hóa dự kiến tiêu thụ trong kỳ sau, rồi gửi lên phòng Kinh
doanh của công ty, phòng Kinh doanh sẽ tổng hợp dự trù của các cửa hàng
trạm kinh doanh rồi tiến hành mua hàng từ các công ty cung cấp sản phẩm
hàng hóa. Sau khi hàng về nhập kho và được cán bộ mua hàng kiểm nhận
xong, phòng Kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho và thông báo cho các cửa
hàng, trạm kinh doanh từ kho công ty nhận hàng.
Việc thanh toán với người bán do phòng Tài chinh-Kế toán đảm nhận,
được tiến hành tùy thuộc vào từng phương thức thanh toán thỏa thuận giữa 2
bên.
2.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng
2.2.1.1. Chứng từ sử dụng
Công ty Bách hóa Hà Nội là đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng nộp
thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên kế toán nghiệp vụ mua hàng và
thanh toán với người bán sử dụng các chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu nhập kho
- Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào
- Giấy đề nghị chuyển tiền
- Phiếu chi
- Giấy báo nợ
……….
Khi công ty mua hàng hóa, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi
ngay sổ thuế GTGT đầu vào khấu trừ theo bảng kê hóa đơn chứng từ hàng
hóa mua vào và đó cũng là căn cứ để viết phiếu nhập kho.
2.2.1.2 Tài khoản sử dụng:
Việc mua hàng và thanh toán với người bán có vai trò quan trọng quá
trình kinh doanh của đơn vị. Ngoài việc thực hiện nghiêm ngặt các trình tự
nghiệp vụ và thủ tục chứng từ để đảm bảo cho công tác giao nhận được tốt,
còn phải tổ chức việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ này vào các tài khoản
liên quan cho phù hợp với yêu cầu theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các
chỉ tiêu kế hoạch về mua hàng và thanh toán với người bán. Do vậy, công ty
đã lựa chọn một số tài khoản cần thiết như:
12
- 12 -
TK 156 “Hàng hóa”
TK 1331 “Thuế GTGT với người bán”
TK 331 “ Thanh toán với người bán”
TK 111 “Tiền mặt”
TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”
TK 113 “Tiền đang chuyển”
TK 311 Vay ngắn hạn”
Ngoài ra, kế toán cũng sử dụng một số tài khoản khác như:
TK 144 “Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn”
TK 151 “Hàng hóa đang đi trên đường”
TK 002 “Vật tư, hàng hóa nhận gửi hộ, nhận gia công”
TK 007 “Ngoại tệ các loại”
a. TK 151 “Hàng mua đi đường”
Tài khoản này sử dụng để phán ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư
mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của công ty nhưng chưa về nhập kho mà
đang trên đường vận chuyển hoặc đã về đến công ty nhưng đang chờ kiểm
nhận nhập kho
- Bên Nợ: Trị giá hàng hóa, vật tư đang đi trên đường.
- Bên Có: Trị giá hàng hóa, vật tư đang đi trên đường đã về nhập kho
hoặc giao bán.
Số dư bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư đã mua nhưng còn
đang đi trên đường.
b. Tài khoản 156 “Hàng hóa”
Tài khoản này được sử dụng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình
biến động của các loại hàng hóa của doanh nghiệp.
- Bên Nợ: + Trị giá hàng hóa phát hiện thừa, hàng hóa bị người mua
trả lại.
+ Trị giá thực tế của hàng hóa mua vào.
+ Chi phí thu mua hàng hóa.
+ Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ.
- Bên Có: + Trị giá thực tế của háng hóa xuất kho.
+ Chiết khấu mua hàng được hưởng
+ Giảm giá hàng mua.
13
- 13 -
+ Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu, hỏng, phẩm chất kém.
- Số dư bên Nợ: phản ánh trị giá thực tế của háng hóa hiện có trong kho
doanh nghiệp.
+ TK 1561: Giá mua hàng hóa.
+ TK 1562: Chi phí thu mua.
+ TK 1567: Hàng hóa bất động sản.
Ngoài ra, kế toán cũng mở các tài khoản cấp 3 để theo dõi chi tiết cho
từng mặt hàng.
c. Tài khoản 1331:
Tài khoản này được dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được
khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ.
- Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
- Bên Có: + Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ
+ Thuế GTGT của háng trả lại.
+ Thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại.
- Số dư bên Nợ: phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn đuợc khấu trừ.
c. Tài khoản 331: “Thanh toán với nguời bán”
Tài khoản này được dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được
khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ.
- Bên Nợ: + Chiết khấu, giảm giá, hàng mua trả lại.
+ Số tiền đã trả lại cho người cung cấp.
+ Số tiền ứng trước cho nhà cung cấp nhưng chưa nhận hàng.
- Bên Có: phản ánh các khoản phải trả đến cuối kỳ.
- Số dư bên Nợ: phản ánh số tiền doanh nghiệp ứng trước cho ngưòi
bán nhưng chưa nhận hàng hóa.
- Số dư bên Có: các khoản còn phải trả đến cuối kỳ.
e. Tài khoản 111: “Tiền mặt”
Phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ, tiền mặt tại quỹ của đơn vị.
- Bên Nợ: + Các khoản tiền mặt nhập quỹ.
+ Kiểm kê phát hiện thừa.
- Bên Có: + Các khoản tiền mặt đã xuất quỹ để trả với người bán.
+ Kiểm kê phát hiện thiếu.
14
- 14 -
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét