-Khâu thu mua:Phải quản lý chặt chẽ quá trình thu mua vật liệu, đảm bảo đủ số l-
ợng: đúng quy cách, chủng loại; chất lợng tốt; giá mua và chi phí mua hợp lý. Thực hiện
kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ, thời gian sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
;một mặt chọn lựa các nhà cung cấp vật t ổn định, mặt khác phải tìm các nguồn hàng
mới để tạo ra cho doanh nghiệp những nguồn hàng dự trữ với chi phí thấp nhất.
-Khâu bảo quản: Tổ chức tốt việc bảo quản vật liệu trong kho cũng nh trong quá
trình vận chuyểnphù hợp với tính chất của từng loại vật liệu. Trang bị đầy đủ các ph-
ơng tiện cần đo, kiểm tra, phòng chống cháy nổ.
-Khâu sử dụng: Sử dụng tiết kiệm (song vẫn phải đảm bảo chất lợng sản phẩm)
nhằm hạ thấp chi phí tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm từ đó tiến tới giảm giá
bán, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
-Khâu dự trữ: Tính toán chính xác mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật
liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất lao động của doanh nghiệp đợc tiến hành bình
thờng. Tránh tình trạng phải ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu hoặc gây ứ đọng
vốn do dự trữ quá nhiều.
1.1.3- Vai trò, nhiệm vụ của kế toán vật liệu
Để quản lý một cách tốt đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,
không phân biệt doanh nghiệp đó thuộc thành phần kinh tế, loại hình sở hữu hay lĩnh
vực hoạt động nào đều phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau,
trong đó hạch toán kế toán đợc gọi là một trong những công cụ hữu hiệu. Hạch toán kế
toán đợc quan niệm nh một loại ngôn ngữ kinh doanh, một thứ nghệ thuật ghi chép,
phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý.
Với các chức năng nh cung cấp thông tin; kiểm tra, kiểm soát các hoạt động sản xuất
kinh doanh; quản trị doanh nghiệp, kế toán nói chung trở thành một công cụ quản lý đắc
lực cho các nhà kinh doanh và kế toán vật liệu nói riêng không phải là ngoại lệ.
Hạch toán kế toán vật liệu có chính xác, đầy đủ, kịp thời thì mới nắm bắt chính
xác đợc tình hình thu mua, dự trữ, xuất dùng.Vật liệu, từ đó đánh giá đợc quản lý, sử
5
dụng đợc vật liệu trong quá trình sản xuất, đa ra đợc những biện pháp nhắm quản lý, sử
dụng vật liệu có hiệu quả nhất; đảm bảo kế hoạch sản xuất về chất lợng.
Qua phân tích 4cho ta thấy đợc vai trò quan trọng của kế toán vật liệu. Tuy nhiên
để kế toán vật liệu thực sự trở thành công cụ quản lý đắc lực cho các nhà kinh tế, kế
toán vật liệu phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
-Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình thu mua, vận
chuyển, bảo quản; tình hình thu nhập, xuất tồn kho nguyên vật liệu. Tình hình giá thực
tế vật liệu đã mua và nhập kho kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật t về số
lợng, chất lợng, chủng loại, giá cả và thời hạn cung cấp vật liệu nhằm đảm bảo vật liệu
về mọi mặt cho sản xuất kinh doanh.
-Tính toán, xác định chính xác số lợng, giá trị vật liệu thực tế đa vào sử dụng;
kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sử dụng vật t cho sản xuất. Phân bổ hợp lý giá trị
vật liệu sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí, từ đó giúp cho việc xác định chính xác
giá thành sản phẩm.
-Tổ chức hệ thống chứng từ,tài khoản kế toán, các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết
phù hợp với kế toán mà doanh nghiệp đã đăng ký áp dụng, tạo điều kiện cho việc quản
lý thống nhất của nhà nớc.
-Tổ chức tiến hành lập các báo cáo về vật liệu theo đúng phơng pháp và thời hạn
quy định nhằm phục vụ cho công tác kế toán, quản trị doanh nghiệp.
-Tham gia kiểm kê và đa ra các ý kiến về quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và
sử dụng nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
1.2- Những nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán vật liệu trong các doanh
nghiệp sản xuất.
1.1.2- Phân loại vật liệu.
Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải sử dụng nhiều
loại vật liệu khác nhau. Mỗi loại vật liệu có công dụng kinh tế và tính năng hoá học
khác nhau; hơn nữa chúng có từng biểu giá và đợc nhập từ nhiều thời điểm khác nhau.
6
Do vậy để có thể quản lý một cách chặt chẽ nhất và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng
sản phẩm, từng nhóm, từng thứ vật liệu theo từng nơi bảo quản, sử dụng thì ta phải tiến
hành phân loại vật liệu.
Phân loại vật liệu là việc phân chia vật liệu (vật t) của doanh nghiệp thành các
loại, các nhóm, các thứ theo tiêu chuẩn phân loại nhất định nhằm phục vụ cho nhu cầu
quản lý và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Phân loại phù hợp với đặc điểm vật liệu của
từng doanh nghiệp là cần thiết để tổ chức công tác kế toán vật liệu.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh
doanh, vật liệu đợc chia thành:
- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phần mua ngoài): Là những loại
nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất ra nh: sắt, thép, xi măng.Trong
doanh nghiệp xây dựng; vải trong doanh nghiệp may mặc.Đối với nửa thành phần mua
ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm cũng đợc coi là nguyên vật
liệu chính.
- Vật liệu phụ: Là loại vật liệu có vai trò phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo ra
sản phẩm nh làm tăng chất lợng của nguyên vật liệu chính hay chất lợng sản phẩm, phục
vụ cho sản xuất, phục vụ cho công tác quản lý; phục vụ cho sản xuất, cho việc bảo quản
gói sản phẩm nh thuốc tẩy, thuốc nhuộm trong doanh nghiệp dệt; xà phòng, giẻ lau
trong doanh nghiệp cơ khí sửa chữa
- Nhiên liệu: Là loại vật liệu phục vụ cho công nghiệp sản xuất sản phẩm, cho
hoạt động của máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải nh xăng, dầu, than, củi, hơi đốt
- Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế,
sửa chữa các máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải của doanh nghiệp.
- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị cần lắp và không cần lắp,
công cụ, khí cụ, vật liệu kết cấudùng cho công tác xây dựng cơ bản trong doanh
nghiệp.
- Vật liệu khác: Là loại vật liệu không đợc xếp vào các loại kể trên, gồm phế liệu
cho quá trình sản xuất loại ra nh sắt, thép, gỗ, vải vụn hay phế liệu thu hồi đợc từ thanh
lý tài sản cố định.
7
Căn cứ vào nguồn gốc của nguyên vật liệu, có thể chia nguyên vật liệu thành:
- Nguyên vật liệu mua ngoài.
- Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.
- Vật liệu tự gia công chế biến.
Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp
đợc chia thành:
- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm.
- Nguyên vật liệu dùng cho quản lý sản xuất.
- Nguyên vật liệu dùng cho quản lý doanh nghiệp.
- Nguyên vật liệu dùng cho việc tiêu thụ sản phẩm.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị vật liệu mà mỗi loại vật liệu trên đợc chia các
nhóm, các thứ một cách chi tiết. Trên cơ sở phân loại nh vậy doanh nghiệp cần lập danh
điểm vật liệu, đặc biệt trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán.
Lập danh điểm vật t là quy định cho mỗi vật t một ký hiệu riêng (mã số) bằng hệ
thống các chữ số (có thể kết hợp với các chữ cái) để thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ
của chúng. Yêu cầu khi lập danh điểm vật liệu (vật t) là danh điểm phải dễ nhớ, không
trùng lặp, đợc sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp, đảm bảo thuận tiện cho việc quản
lý từng thứ vật t.
Ví dụ:
152- Nguyên liệu, vật liệu.
1521- Nguyên vật liệu chính.
15221- Sắt.
1521101- Sắt 14 A1.
1521102- Sắt 18 A1.
Trên cơ sở danh điểm vật liệu đã đợc xây dựng nh vậy, ta sẽ xây dựng đợc mã số
của từng loại nhóm, thứ vật liệu trên phần mềm kế toán máy, phục vụ công tác quản lý
và hạch toán vật liệu trên máy tính đợc thuận lợi. Khi bắt đầu đa ra chơng trình kế toán
máy hoạt động , cùng với việc tạo ra danh mục khác, danh mục vật liệu đợc tạo ra dựa
vào hệ thống danh điểm vật liệu đã đợc xây dựng của doanh nghiệp.Trong quá trình
8
nhập liệu hoặc bất cứ thời điểm nào, danh mục có thể thờng xuyên đợc mở rộng bằng
cách cập nhật thêm các loại, nhóm, thứ vật liệu khác.
1.2.2- Đánh giá vật liệu
Đánh giá vật liệu là việc dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện của giá trị nhập, xuất,
tồn kho theo những nguyên tắc và phơng pháp nhất định.Phải đánh giá vật liệu để xác
định chính xác giá trị của lợng sử dụng sản xuất trong kinh doanh, giúp cho việc phân
tích chi phí, giá thành sản phẩm, giá vốn hàng bán đợc đúng đắn, tạo điều kiện cho các
nhà quản lý đa ra quyết định hợp lý.
Đánh giá vật liệu phải tuân theo nguyên tắc giá vốn thực tế khi hạch toán vật t và
phơng pháp sử dụng phải đảm bảo thống nhất trong một biên độ kế toán. Tuy nhiên, đối
với doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu, sự biến động của vật liệu lại xảy ra thờng
xuyên thì kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép sự biến động hàng ngày của
vật liệu, song cuối kỳ kế toán phải tinh ra giá vốn thực tế để ghi sổ tổng hợp.
1.2.2.1- Đánh giá vật liệu theo giá vốn thực tế
1.2.2.1.1- Giá vốn thực tế vật liệu nhập kho
Tuỳ theo nguồn nhập vật liệu mà giá vốn thực tế của nó đợc xác định khác nhau.
-Đối với vật liệu mua ngoài:
Giá vốn thực tế Giá mua Chi phí Các khoản
Vật liệu mua = ghi trên + mua thực tế - giảm giá
Ngoài nhập kho hoá đơn phát sinh (nếu có)
Trong đó:
+Giá mua trên hoá đơn (còn gọi là giá mua thực tế) bao gồm cả các khâu nhập
khẩu và thuế khác (nếu có). Trờng hợp doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT
theo phơng pháp khấu trừ thì giá mua trên hoá đơn là giá mua cha có thuế GTGT đầu
vào. Còn nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì giá mua trên
hoá đơn bao gồm cả thuế GTGT đầu vào (tổng giá thanh toán).
9
+Chi phí mua thực tế phát sinh có thể bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo
quản, bảo hiểm, chi phí thuế kho, thuế bãi
-Đối với vật liệu thuê ngoại gia công chế biến:
Giá vốn Giá thực tế Chi phí vận chuyển Số tiền phải
Thực tế vật liệu xuất bốc dỡ vật liệu từ trả cho đơn
Vật liệu = thuê gia công + kho của DN + vị nhân gia
Nhập kho chế biến đến nơi gia công công
-Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến:
Giá vốn thực tế vật liệu
Mua ngoài nhập kho
=
Giá thực tế vật liệu
Xuất gia công chế biến
+
Chi phí gia
Công chế biến
-Đối với vật liệu nhập kho do doanh nghiệp nhập vốn góp liên doanh thì
giá vốn thực tế vật liệu nhập kho là do hội đồng liên doanh đánh giá.
-Đối với vật liệu nhập kho thì giá vật liệu nhập kho là do kế toán ớc tính (giá có
thể bán trên thị trờng).
1.2.2.1.2- Giá vốn thực tế vật liệu xuất kho
Khi xuất dùng vật liệu có thể tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo một trong
những phơng pháp sau:
- Phơng pháp đơn giá thực tế bình quân.
- Phơng pháp nhập trớc xuất trớc.
- Phơng pháp nhập sau xuất trớc.
- Phơng pháp giá đích danh.
Mỗi phơng pháp đều có u, nhợc điểm riêng và thích hợp áp dụng trong những điều kiện
nhất định. Do vậy, các doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh; khả
năng trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán; yêu cầu quản lý cũng nh trang bị phơng tiện
tính toán, xử lý thông tin để lựa chọn và đăng ký phơng pháp thích hợp cho doanh
nghiệp mình.
Phơng pháp đơn giá thực tế bình quân.
10
Đơn giá thực
tế bình quân
Theo phơng pháp này, để xác định giá trị vốn của vật liệu xuất kho là phải tính giá
vốn thực tế bình quân của một đơn vị vật t đợc xác định theo công thức;
+
=
= +
-Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho đợc tính theo công thức:
= = X
-Đơn gí thực tế bình quân có thể đợc xác định vào cuối kỳ hạch toán (tháng, quý) hoặc
cũng có thể đợc xác định sau mỗi lần nhập (trớc mỗi lần nhập) gọi là tính đơn giá bình
quân liên hoàn. Trong kế toán quản trị, để đảm bảo cung cấp thông tin hằng ngày và
tuần kỳ việc tính giá vốn thực tế cửa hàng xuất kho nên sử dụng đơn giá thực tế bình
quân liên hoàn.
Trờng hợp nếu doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
thì việc tính giá trị hàng xuất kho đợc thực hiện nh sau:
- Xác định đơn giá thực tế bình quân (vào cuối kỳ)
Giá vốn thực tế của Giá vốn thực tế của vật
Vật liệu tồn kho đầu kỳ + liệu nhập kho trong kỳ
=
Số lợng vật liệu tồn + Số lợng vật liệu nhập
Kho kỳ đầu kho trong kỳ
- Xác định giá vốn thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ theo công thức:
Giá vốn thực Giá vốn thực Giá vốn thực tế Giá vốn
11
Giá vốn thực tế của vật
liệu kho tồn
Giá vốn thực tế của vật liệu
nhập kho trong kỳ
Số lượng vật liệu tồn
kho đầu kỳ
Số lượng vật liệu nhập
kho trong kỳ
Đơn giá
thực tế
bình
quân
Giá vốn thực tế vật
liệu xuất kho
Số lượng vật liệu
xuất kho
Đơn giá thực tế
bình quân
Tế của vật liệu = tế của vật + của vật liệu - thực tế của
Xuất kho liệu tồn kho nhập kho vật liệu tồn
Trong kỳ đầu kỳ trong kỳ kho cuối kỳ
Phơng pháp nhập trớc xuất kho
Phơng pháp này dựa trên giả thuyết là vật liệu nào nhập kho trớc sẽ đợc xuất trớc.
Căn cứ vào số liệu xuất kho để tính ra giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho theo nguyên
tắc tính theo đơn giá nhập trớc đối với số lợng xuất kho thuộc phần nhập trớc, số còn lại
(bằng tổng lợng vật liệu xuất kho số đã xuất thuộc phần nhập trớc) đợc tính theo đơn
giá thực tế của lần nhập sau. Nh vậy, theo phơng pháp này, giá vốn thực tế của vật liệu
nhập kho thuộc các lần nhập kho sau cùng.
Phơng pháp nhập sau- xuất trớc:
Phơng pháp này dựa trên giả định là vật liệu nào nhập kho sau sẽ đợc xuất trớc và
giá trị vốn thực tế của vật liệu xuất kho đợc tính bằng cách căn cứ vào số lợng vật liệu
xuất kho, đơn giá của những lô nhập sau nhất hiện có ở trong kho, sau đó mới lần lợt
đến đơn giá của những lần nhập trớc dần. Nh vậy, theo phơng pháp này giá vốn của vật
liệu cuối kỳ là giá đợc tính theo số lợng vật liệu tồn kho và đơn giá của các lô nhập cũ
(trớc) nhất.
Phơng pháp thực tế đích danh:
Theo phơng pháp này, vật liệu xuất kho thuộc lô nào thì lập đúng đơn giá thực tế
của lô hàng đó để tính ra giá hàng thực tế xuất kho. Nếu áp dụng phơng pháp này doanh
nghiệp phải quản lý vật liệu theo từng lô hàng.
L u ý: Trong trờng hợp đánh giá vật t theo trị giá vốn thực tế thì cũng có thể xảy
ra các trờng hợp là hàng ngày theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật t
theo trị giá vốn thực tế (bao gồm: giá mua + chi phí mua); hoặc cũng có thể theo dõi
tình hình nhập, xuất tồn kho của từng thứ vật mua theo giá mua thực tế và trong trờng
hợp này thì cuối kỳ, hàng đã suất kho trong kỳ, sau đó mới tính trị giá vốn thực tế của
vật t suất kho trong kỳ. Việc tính toán đợc thực hiện nh sau:
Bớc 1: Xác định giá trị mua thực tế của vật liệu xuất kho.
12
- Có thể tính theo một trong các phơng pháp đã trình bày ở trên nh nhập trớc- xuất trớc,
nhập sau- xuất trớcNhững lu ý là giá mua thực tế .
Bớc 2:Tính chi phí thu mua phân bổ cho vật liệu xuất kho theo công thức:
Chi phí thu mua
Phí thu mua phân bổ cho vật phát sinh trong Trị giá mua
Phân bổ liệu tồn đầu kỳ + kỳ cần phân bổ thực tế của
Cho vật liệu = x vật liệu
Xuất kho Trị giá mua thực Trị giá mua thực xuất kho
Trong kỳ tế của vật liệu + tế của vật liệu trong kỳ
Tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
Bớc 3: Tính trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ theo công thức:
Trị giá vốn thực
Chi phí mua phần
Tế của vật liệu = của vật liệu xuất kho + bổ cho vật liệu xuất
Suất kho trong kỳ trong kỳ kho trong kỳ
1.2.2.2- Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán
Đối với các doanh nghiệp mua vật t thờng xuyên có sự biến động về giá cả, khối
lợng và chủng loại vật t nhiều, tình hình nhập khẩu diễn ra thờng xuyên thì có thể sử
dụng giá hạch toán để ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày. Giá
hạch toán là một loại giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng (thờng là giá kế hoạch
hay giá tạm tính) và đợc sử dụng trong thời gian dài, ít nhất là một kỳ kế toán. Dù sử
dụng giá hạch toán để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu nhng
phải đảm bảo nguyên tắc giá vốn thực tế cho nên cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán
theo giá vốn thực tế. Các bớc đợc thực hiện nh sau:
-Trớc hết phải tính hệ số giữa giá thực tế với giá hạch toán của vật liệu theo công
thức:
Giá thực tế của vật liệu
Tồn đầu kỳ + liệu nhập trong kỳ
Hệ số giá =
13
(H) Giá hạch toán của vật
Liệu tồn đầu + liệu nhập trong kỳ
- Sau đó mới tính giá thực tế của vật liệu xuất kho theo công thức:
Giá vốn thực tế của
Liệu xuất kho =
Trị giá hạch toán của vật
xuất kho thời kỳ
x H
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý vật liệu mà có thể tính hệ số giá (H) riêng cho
từng loại, từng nhóm, từng thứ hoặc cho tất cả nguyên vật liệu của doanh nghiệp.
1.2.3. Kế toán chi tiết vật liệu
1.2.3.1- Chứng từ kế toán sử dụng
Theo chứng từ kế toán ban hành theo QD 1141/TC/QD/CD/CT ngày 01/11/1995
của Bộ Tài Chính và các văn bản quy định khác, các chứng từ kế toán về vật liệu bao
gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 - VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08 - VT)
- Hoá đơn GTGT (Mẫu 01/GTKT)
- Hoá đơn bán hàng (Mẫu 02/GTTT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu 02 - BH)
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (Mẫu 03 - BH)
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc, các
doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh:
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (Mẫu 04 VT)
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (Mẫu 07 - VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu 05 - VT)
Tuý thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt
động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau.
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét