Kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

4

Chơng I: mấy vấn đề lý luận về nguyên vật
liệu và kế toán nguyên vật liệu ở các doanh
nghiệp sản xuất kinh doanh
I. khái niệm và Vai trò của nguyên liệu- vật liệu trong
sản xuất kinh doanh:
Quá trình họat động sản xuất kinh doanh là quá trình kết hợp giữa ba
yếu tố cơ bản: sức lao động, t liệu lao động, đối tợng lao động. Quá trình
sản xuất trong mọi doanh nghiệp sẽ không tự tiến hành nếu nh thiếu đi một
trong ba yếu tố cơ bản trên. Đối tợng lao động là tất cả các vật t mà lao
động có ích có thể tác động vào nhằm biến đổi nó theo mục đích của mình,
trong đó nguyên liệu chính là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản
phẩm. Nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động, nếu không có nó thì
không thể sản xuất ra bất cứ loại sản phẩm nào.
Với những điều trình bầy ở trên, chúng ta có thể khẳng định rằng
nguyên vật liệu đóng một vai trò hết sức quan trọng trong quá trình sản xuất
kinh doanh.
Vai trò đợc thể hiện:
- Là một yếu tố cơ bản của mọi quá trình sản xuất và chiếm tỷ trọng
cao
- Nguyên vật liệu chất lợng tốt hay xấu quyết định chất lợng của sản
phẩm
- Chi phí nguyên vật liệu cao hay thấp quyết chi phí giá thành
Nguyên liệu có các đặc điểm sau:
- Về mặt hiện vật: vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và
biến đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu.


5
- Về mặt giá trị: nguyên liệu tiêu hao toàn bộ một lần và dịch chuyển
toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm.
II. Yêu cầu về quản lý nguyên vật liệu
Nguyên liệu- vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất,
kinh doanh và giá thành sản phẩm, là thành phần quan trọng trong vốn lu
động của doanh nghiệp.
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản
xuất kinh doanh, từ điều kiện thực tế khách quan của môi trờng xung quanh
thì yêu cầu quản lý về nguyên vật liệu đợc đặt ra nh sau:
- Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thờng xuyên biến động,
các doanh nghiệp thờng xuyên phải tiến hành mua nguyên vật liệu để đáp
ứng kịp thời quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong
doanh nghiệp. Do đó ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lợng,
chất lợng, quy cách- chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng nh kế hoạch
mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất, kinh doanh
của doanh nghiệp, tránh tình trạng thất thoát lãng phí, không đúng với quy
cách phẩm chất của sản phẩm. Khi xuất nhập kho phải cân đo đong đếm cẩn
thận.
- Phải tổ chức kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiệ cân đo
, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh h hỏng
mất mát hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong những yêu câu quản lý đối
với vật liệu.
- Trong khâu sử dụng: đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở
các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao nguyên liệu, vật
liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích lũy cho doah nghiệp, do
vậy trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ảnh tình hình xuất
dùng và sử dụng nguyên liệu, vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.


6
- ở khâu dự trữ, để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc
liên tục, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, mua không kịp thời
hoạc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều, thì doanh nghiệp cần
phải xác định đợc mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên liệu,
vật liệu. Đồng thời phải tìm nguồn cung cấp thờng xuyên có chất lợng,
gần để đợc cung cấp thờng xuyên và giảm chi phí vận chuyển.
Tóm lại, để quản lý nguyên liệu, vật liệu có hiệu quả cao nhất thì các
doang nghiêp cần quản lý chặt chẽ khâu thu mua tới khâu bảo quản, sử dụng
và dự trữ. Đây cũng là một trong nội dung quan trọng trong công tác quản lý
tài sản của doanh nghiệp.
III Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu:
1.1. Phân lọai nguyên liệu vật liệu:
Nguyên liệu vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất gồm nhiều loại
có nội dung vật chất, mục đích, công dụng trong quá trình sản xuất khác
nhau. Để thuận tiện trong công tác quản lý nguyên liệu, vật liệu một cách
chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng loại nguyên liệu, vật liệu phục
vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại nguyên
liệu, vật liệu.
Phân loại nguyên liệu, vật liệu là việc phân chia nguyên liệu vật liệu
thành từng nhóm, thứ, loại, nguyên liệu vật liệu khác nhau, mỗi nhóm, thứ, loại
nguyên liệu vật liệu lại có cùng nội dung kinh tế hoặc cùng mục đích sử dụng.
Xét về mặt lý luận, cũng nh trên thực tế có rất nhiều cách phân loại
nguyên liệu, vật liệu khác nhau tùy theo từng loại hình sản xuất ở mỗi doanh
nghệp. Song từng cách phân loại đều đáp ứng ít nhiều mục đích quản lý,
hạch toán nguyên liệu, vật liệu trong đơn vị mình
Nếu căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị doanh
nghiệp sản xuất kinh doanh nguyên liệu, vật liệu đợc chia thành :


7
- Nguyên liệu chính(bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài) đối với
các doanh nghiệp sản xuất, nguyên liệu là đối tợng chủ yếu cấu thành nên
thực thể của sản phẩm nh sắt thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, xi
măng và cát trong các doanh nghiệp xây dựng, sợi trong các doanh nghiệp
may đối với nửa thành phẩm mua ngoài, mục đích tiếp tục sản xuất sản
phẩm, thí dụ sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng đợc coi là
nguyên vật liệu.
- Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất chế tạo ra
sản phẩm nh là tăng chất lợng sản phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản
lý, cho vệc bảo quản , bao gói sản phẩm
- Nhiên liệu trong doanh nghiệp sản xuất gồm các loại ở thể lỏng, khí,
rắn dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phơng tiện vận
tải, máy móc thiết bị nh xăng dầu.
- Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng chi tiết dùng để thay
thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải
- Vật liệu khác: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế
tạo sản phẩm: nh gỗ, sắt thép vụn hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá
trình thanh lý tài sản cố định.
Căn cứ mục đích công dụng của vật liệu cũng nh nội dung quy định
phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật lệu của doanh
nghiệp chia thành:
+ Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất chế tạo sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác phục vụ quản lý ở các
phân xởng, tổ, đội, cho nhu cầu bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Căn cứ vào nguồn nhập, vật liệu đợc chia thành:
+ Nguyên vật liệu nhập do mua ngoài
+ Nguyên vật liệu tự gia công chế biến
+ Nguyên vật liệu nhập do góp vốn liên doanh


8
Tuy nhiên, để đảm bảo việc cung ứng nguyên vật liệu cho quá trình sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp đạt đợc hiệu quả tối u nhất, phải thấy
đợc một cách cụ thể số hiện có và tình hình biến động của từng thứ, loại
nguyên vật liệu, thì doanh nhiệp cần phải phân chia nguyên vật liệu một cách
tỷ mỉ, chi tiết hơn nữa theo tính năng lý hóa theo quy cách, phẩm chất nguyên
vật liệu. Để thực hiện đợc điều đó phải lập sổ danh điểm vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu là một yếu tố quan trọng giúp cho việc hạch
toán đợc chính xác, là điều kiện cần thiết để tiến hành cơ giới hóa hạch toán
nguyên vật liệu. Từ sổ danh điểm nguyên vật liệu, khi đã mã hóa ký hiệu hóa
các tên nguyên vật liệu thì đó là cơ sở để thống nhất tên gọi vật liệu, tránh sự
nhầm lẫn, đồng thời để thống nhất đơn vị tính, thống nhất giá hạch toán và
phục vụ cho hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
1.2. Đánh giá nguyên vật liệu:
Đánh giá nguyên vật liệu là xác định chúng theo những quy tắc nhất
định. Theo quy định hiện hành, kế toán nhập xuất tồn kho nguyên vật
liệu phải phản ánh theo giá trị thực tế có nghĩa là khi nhập kho phải tính toán
và phản ánh theo giá thực tế. Khi xuất kho cũng phải xác định theo giá thực
tế xuất kho theo đúng phơng pháp quy định. Song trên thực tế do sự biến
động thờng xuyên của một số loại nguyên vật liệu mà nhiều donh nghiệp đã
sử dụng: giá hạch toán để hạch toán tình hình nhâp, xuất nguyên vật liệu.Với
u điểm của loại giá này là đơn giản và giảm bớt sự ghi chép tính toán hàng
ngày.
1.3. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế:
Giá thực tế NVL nhập kho:
Trong các doanh nghiệp sản xuất, tùy theo từng nguồn nhập mà trị giá thực
tế của nguyên vật liệu đợc xác định nh sau:
- Giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài :


9
+ Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo
phơng pháp khấu trừ thuế thì giá trị vật t mua vào là giá mua không thuế
ghi trên hóa đơn và các chi phí mua thực tế.
+ Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo
phơng pháp rực tiếp và cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng chịu thuế GTGT
thì vật t mua vào là tổng giá thanh toán (gồm GTGT đầu vào)
- Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến: gồm
giá tri thực tế vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan khác (tiền
thuê gia công chế biến, chi phí vận chuyển bốc dỡ).
- Giá thực tế của nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: là giá do
hội đồng liên doanh thống nhất quy định.
- Giá thực tế phế liêu thu hồi: là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay
giá trị thu hồi tối thiểu.
- Với NVL đợc biếu tặng: thì giá thực tế NVL là giá tính theo giá thị
trờng tơng đơng.
Giá thực tế NVL xuất kho:
- Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc thu mua nhập kho thờng
xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế của từng lần, đợt nhập
kho không hoàn toàn giống nhau.
Để tình giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho có
thể áp dụng theo các phơng pháp sau:
+ Tính theo giá thực tế tồn đầu kỳ.
+ Tính theo giá bình quân gia quyền.
+ Tính theo giá thực tế nhập trớc, xuất trớc.
+ Tính theo giá thực tế nhập sau, xuất trớc.
+ Tính theo giá thực tế đích danh.
Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán:


10
Để đơn giản thuận tiện trong việc hạch toán NVL, có thể sử dụng giá
hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hìnhnhập, xuất kho. Giá hạch toán có
thể là giá kế hoạch, giá thực tế cuối kỳ trớc.
Hằng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật
liệu và ghi trên các chứng từ nhập, xuất kho. Cuối kỳ kế toán phải điều chỉnh
lại theo giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp.
Giá thực tế VL Giá hạch toán của Hệ số giá
xuất kho = NVL xuất kho * NVL
2. Kế toán chi tiết NVL:
Xuất phát từ yêu cầu quản lý NVL trong doanh nghiệp. Các doanh
nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa
chọn, vận dụng phơng pháp kế toán chi tiết NVL một cách phù hợp nhất.
Cụ thể việc tiến hành kế toán chi tiết NVL đợc tiến hành nh sau:
2.1. Chứng từ sử dụng:
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định, ban hành theo quyết định QB
1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính, các chứng
từ kế toán về NVL gồm:
- Phiếu nhậo kho (mẫu 01-VT)
- Phếu xuất kho (mẫu 02- VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(mẫu 03-VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 08-VT)
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)
- Hóa đơn cớc phí vận chuyển(mẫu 03-BH)
Ngoài những chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của
nhà nớc, các doanh nghiệp có thế sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng
dẫn theo quy định tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh
nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu
khác nhau.


11
Đối với các chứng từ kế toán bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo
đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập và phải đợc tổ chức
luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trởng quy định
phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ
phận, cá nhân có liên quan.
2.2. Sổ kế toán chi tiết NVL:
- Tùy thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh
nghiệp mà sử dụng các sổ(thẻ) kế toán chi tiết sau:
+ Sổ(thẻ) kho
+ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL
+ Sổ đối chiếu luân chuyển
+ Sổ số d
- Sổ(thẻ) kho(mẫu số 06 -VT) đợ sử dụng để theo dõi số lợng nhập -
xuất- tồn kho của từng thứ NVL theo từng kho. thẻ kho do phòng kế toán lập
và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách đơn vị tính, mã số NVL về mặt
giá trị và cả số lợng và giá trị tùy thuộc vào phơng pháp kế toán chi tiết áp
dụng trong doanh nghiệp.
- Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể mở các bảng kê
nhập, bảng kê xuất, bảng kê lũy kế tổng hợp nhập xuất tồn kho NVL,
phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đợc đơn giản, nhanh chóng, kịp thời.
2.3. Các phơng pháp kế toán chi tiết NVL:
Hiện nay trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán chi tiết vật
liệu giữa kho và phòng kế toán doanh nghiệp có thể thực hiện theo các
phơng pháp sau:
- Phơng pháp thẻ kho song song.
- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Phơng pháp số d.
2.3.1.Phơng pháp thẻ song song: (Xem phụ lục 1)


12
2.3.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển: (Xem phụ lục 1)
2.3.3. Phơng pháp sổ số d: (xem phụ lục2)
4. Kế toán tổng hợp NVL:
NVL là tài sản lu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Theo chế độ kế toán quy định hiện hành(theo QĐ/1141/TC/QĐ/CĐKT
ngày1/11/1995), trong một doanh nghiệp chỉ đợc áp dụng một trong hai
phơng pháp kế toán hàng tồn kho:
- Phơng pháo kê khai thờng xuyên
- Phơng pháp kiểm kê định kỳ
4.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên:
- Phơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho là phơng pháp ghi
chép, phản ánh thờng xuyên, liên tục một cách hệ thống về tình hình nhập,
xuất và tồn kho các loại NVL, thành phần hàng hóa trên các tài khoản và sổ
kế toán tổng hơp trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất.
Nh vậy, việc xác định giá trị NVL xuất kho theo phơng pháp này
đợc căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã tập hợp, phân loại
theo các đối tợng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán.
* Tài khoản kế toán sử dụng:
Để tiến hành công tác kế toán tổng hợp NVL, kế toán sử dụng các tài
khoản sau:
- Tài khoản 152:nguyên vật liệu tài khoản này dùng để phản ánh số
hiện có và tình hình tăng giảm các loại NVL theo giá thực tế.
+ Tài khoản 152 có kết cấu nh sau:
. Bên nợ: phản ảnh cá nghiệp vụ phát sinh tăng NVL trong kỳ.
. Bên có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kỳ
do xuất ra sử dụng.
. D nợ: giá thực tế của NVL tồn kho


13
Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp hai tùy theo yêu cầu
quản lý.
VD: Theo tiêu thức phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán
quản trị doang nghiệp thì tài khoản 152 gồm năm tài khoản cấp hai nh sau:
TK1521: Nguyên liệu chính
TK1522: Vật liệu phụ
TK1523: Nhiên liệu
TK1524: Phụ tùng thay thế
TK1525: Thiết bị xây dựng cơ bản
TK1528: Vật liệu khác
Từ những tài khoản cấp hai này chúng ta còn có thể mở các tài khoản
cấp ba, bốn khác tùy thuộc vào yêu cầu quản lý tài sản của doanh nghiệp
- TK151hàng mua đang đi đờng
Tài khoản này dùng để phản ánh các loại vật t, hàng hóa mà doanh
nghiệp đã mua hoặc đã chấp nhận thanh toán với ngời bán, nhng cha về
nhập kho doanh nghiệp hoặc đang trên đờng về nhập kho.
- TK331:Phải trả cho ngời bán
Tài khoản 331 dùng để phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa doanh
nghiệp và ngời bán, ngời nhận thầu về các khoản vật t, hàng hóa, lao vụ,
dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
+ TK 331 có số d lỡng tính do vậy khi lập bảng cân đối kế toán qui
định sẽ căn cứ vào các chi tiết số d nợ tổng hợp lại để ghi vào chỉ tiêu trả
trớc cho ngời bán mã số 132 và tổng hợp các chi tiết có số d để ghi
vào chỉ tiêuphải trả cho ngời bán- mã số 331 không đợc bù trừ.
- TK133thuếgiá trị gia tăng đợc khấu trừ
Đây là TK đợc sử dụng để phản ánh phần thuế GTGT sẽ đợc khấu
trừ hoặc đã đợc khấu trừ do mua NVL.
Tài khoản này có hai tài khoản cấp hai:
+ TK1331: Phản ánh thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hóa dịch vụ

Xem chi tiết: Kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh