Sơ đồ1- Sơ đồ tổ chức bộ máy
công ty xây dựng và kinh doanh tổng hợp số 1
Phân tích sơ đồ trên, ta thấy được các nhiệm vụ và chức năng của từng
bộ phận cụ thể như sau.
Giám đốc: Chịu trách nhiệm quản lý và đưa ra các quyết định kế toán,
các quyết sách về những định hướng phát triển của công ty.
Phó giám đốc và các bộ phận kỹ thuật: xây dựng kế hoạch tổng quát và chi
tiết về quy trình thi công các công trình xây dựng, theo dõi, giám sát và kịp
thời hỗ trợ giám đốc trong việc ra quyết định quản trị.
Phòng hành chính: có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý bộ máy sản xuất
hoạt động kinh doanh, thực hiện các chính sách liên quan đến tiền lương và
lao động.
5
Giám Đốc
Bộ phận nghiệp vụ Phó giám đốc Các đơn vị trực
thuôc
Phòng kế
toán
Phòng
hành chính
Phòng kế
hoạch và đầu
tư
Cửa
hàng
Xăng
dậu
Văn
Tự
Cửa
hàng
xăng
dầu
Cầu
Gĩe
Các
tổ,
đội
thi
công
Phòng kế toán: Đảm nhiệm chức năng về công tác hạch toán kế toán,
tính toán kết quả kinh doanh và các chức năng hạch toán khác, tham mưu
giúp giám đốc trong việc ra quyết định tài chính. Đảm bảo thực hiện công tác
kế toán theo đúng pháp lệnh kế toán của Bộ Tài Chính, đồng thời giám sát
công tác kế toán tại các đơn vị trực thuộc.
Để thực hiện được các chức năng đó, phòng kế toán của Công ty xây
dựng và kinh doanh tổng hợp số 1 được bố trí và phân chia theo chức năng,
thể hiện rõ qua sơ đồ sau:
1.1.3 Đ ặc điểm tổ chức hoạt đông sản xuất kinh doanh của Công ty xây
dựng và kinh doanh tổng hợp số 1
Công ty xây dựng và kinh doanh tổng hợp số 1 là một doanh nghiệp
thuộc loại hình xây lắp, do đó đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp
cũng có nhiều điểm chung với những đơn vị xây lắp khác. Cụ thể như sau:
- Công ty xây dựng và kinh doanh tổng hợp số 1 cũng là một tổ chức nhận
thầu xây lắp, nghĩa là sử dụng phương pháp đấu thầu để nhận được những
hợp đống xây dựng trong nền kinh tế.
- Sản phẩm của Công ty chủ yếu là sản phẩm xây lắp và có những đặc
điểm đáng chú ý sau:
+) Sản phẩm xây lắp là những công trình xây dựng, vật kiến trúc có
quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian sản xuất lâu dài. Đặc điểm này đòi hỏi
việc tổ chức quản lý và hạch toán sản phẩm xây lắp nhất thiết phải lập dự
toán, trong quá trình xây lắp phải thường xuyên đối chiếu, so sánh với dự
toán, đồng thời phải mua bảo hiểm để giảm bớt rủi ro.
+) Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thoả thuận
với chủ đầu tư, do đó tính chất hàng hoá của sản phẩm không được thể hiện
rõ.
6
+) Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất, các điều kiện khác phải di
chuyển theo địa điểm này. Dẫn đến vấn đề tổ chức và quản lý tài sản ,vật tư
rất phức tạp.
+) Qúa trình thi công được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại
được chia thành nhiều công việc khác nhau Đặc điểm này đòi hỏi việc tổ
chức quản lý, giám sát phải chặt chẽ, đảm bảo đúng tiến độ và các yêu cầu kỹ
thuật đã đặt ra. Khi bàn giao công trình, nhà thầu phải có trách nhiệm bảo
hành công trình, nghĩa là chủ đầu tư sẽ được giữ lại một phần giá trị công
trình, khi hết thời hạn bảo hành mới trả lại cho xí nghiệp.
Những đặc điểm trên đã có ảnh hưởng rất lớn đến công tác tổ chức kế
toán của Công ty, điều này thể hiện chủ yếu ở nội dung, phương pháp và trình
tự hạch toán chi phí sản xuất, viêc phân loại chi phí, tính giá thành Những
vấn đề cụ thể của nội dung này sẽ được trình bày chi tiết hơn ở phần sau của
báo cáo.
Bên cạnh lĩnh vực xây dựng, Công ty còn tham gia lĩnh vực kinh doanh
bán lẻ xăng dầu, sản phẩm này cung có phương pháp hạch toán tương tự các
sản phẩm kinh doanh khác, do đó chi phi tiền lương trong trường hợp này
được hạch toán vào chi phí bán hàng thay vì hạch toán vào chi phí nhân công
trực tiếp như đối với công nhân xây lắp.
7
1.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty xây dựng và kinh doanh
tổng hợp số 1
Qua quá trình thực tập và quan sát thực tế tại công ty, ta có thể trình
bày khái quát tổ chức bộ máy kế toán của Công ty như sau:
Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty xây dựng
và kinh doanh tổng hợp số 1
Qua sơ đồ trên ta thấy:
Công ty xây dựng và kinh doanh tổng hợp số 1 là một đơn vị thực hiện
hạch toán độc lập, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế
toán tập trung phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.
*Kế toán trưởng: Chịu sự chỉ huy trực tiếp của giám đốc công ty
Vị trí, trách nhiệm, quyền hạn được thực hiện theo “Điều lệ kế toán
trưởng xí nghiệp quốc doanh ” ( Ban hành kèm theo Nghị định số 26 – HĐBT
8
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ kiêm
kế toán thuê.
Cửa hàng xăng
dầu Văn Tự
Cửa hàng xăng
dầu Cầu Gĩe
Các tổ, đội thi
công công trình
ngày 18/03/1989 của hội đồng bộ trưởng nay là chính phủ ). Nhiệm vụ chính
của kế toán trưởng là :
+) Hướng dẫn và điều hành kế toán viên tập hợp số liệu để lên các báo
cáo phục vụ cho việc quản trị nội bộ .
+) Kiểm tra mọi hoạt động kinh tế ở đơn vị , phát hiện và ngăn ngừa
các sai phạm trong công tác quản lí kinh tế .
+) Chịu trách nhiệm báo cáo giải trình trước ban giám đốc về các
nghiệp vụ kế toán tài chính .
+) Tham mưu cho giám đốc trong việc đầu tư, sử dụng các nguồn vốn
quỹ, các chế độ liên quan đến đời sống, phúc lợi của cán bộ công nhân viên.
Dưới kế toán trưởng là các chức năng, nhiệm vụ của kế toán viên.
* Kế toán tổng hợp, tập hợp chi phí giá thành: Chịu sự chỉ huy trực tiếp của kế
toán trưởng.
Chức năng, nhiệm vụ:
+) Điều hành kế toán viên, tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính theo
dõi chi phí, tính giá thành sản phẩm xây lắp, xác định kết quả và lập báo cáo
tài chính hàng tháng, quý, năm.
* Kế toán tiền lương: Chịu sự chỉ huy trực tiếp của kế toán trưởng
Chức năng , nhiệm vụ:
+) Lập bảng lương, phân bổ tiền lương và cấp phát tiền lương. Quyết
toán thu chi BHXH, BHYT, với Tổng công ty bay dịch vụ.
* Thủ quỹ: Chịu sự chỉ huy trực tiếp của kế toán trưởng.
9
Chức năng, nhiệm vụ:
+) Thu chi tiền mặt hàng ngày ( Rút tiền mặt tại ngân hàng, thu tiền của
cửa hàng đại lý xăng dầu, cấp phát tiền mặt cho các nhu cầu chi tiêu hàng
ngày tại cơ quan công ty…)
Công việc kiêm nhiệm:
+) Quản lý, theo dõi, hạch toán hoạt động SXKD của cửa hàng gas đốt,
cửa hàng PCCC.
+) Lập bảng lương, phân bổ tiền lương và cấp phát tiền lương. Quyết
toán thu chi BHXH, BHYT, với Tổng công ty bay dịch vụ.
+) Lưu trữ sổ sách và những hồ sơ của những công việc do mình thực
hiện theo quyết định số 218/2000/QD-BTC ngày 29/12/2000 BTC.
* Nhân viên kế toán: Chịu sự chỉ huy trực tiếp của kế toán trưởng.
Chức năng, nhiệm vụ:
+) Thực hiện ghi sổ kế toán trên máy tính và lập các BCTC theo chế độ
kế toán hiện hành ( Theo quyết định số: 167/2000/QĐ-BTC ngày 25 tháng 10
năm 2000 của BTC ).
+) Theo dõi, đối chiếu, đôn đốc, và làm các thủ tục thanh quyết toán
với các đầu mối: Chinh nhánh, công trường, các chủ đầu tư, các khách hàng
và cá nhân có quan hệ thanh toán với công ty.
+) Hàng tháng tiến hành kê khai thuế và báo cáo với Cục thuế T.P Hà
nội
+) Lưu trữ hồ sơ: Sổ sác kế toán, chứng từ chỉ tiêu của cơ quan công ty
và các công trình do công ty quản lý theo quyết định số: 218/2000/QĐ-BTC
ngày 29/12/2000 của BTC
* Kế toán công trường: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của kế toán
trưởng.
10
Chức năng, nhiệm vụ:
+) Thực hiện việc quản lý, ghi sổ kế toán toàn bộ hoạt động SXKD của
công trường.
+) Hàng tháng tiến hành kê khai thuế và báo cáo với cơ quan thuế địa
phương.
+) Theo dõi, đối chiếu, đôn đốc, làm thủ tục quyết tóan với các khách
hàng, các đầu mối trực thuộc công ty, và cá nhân có quan hệ thanh toán với
công trường.
+) Định kỳ báo cáo tình hình tài chính của công trường về công ty qua
phòng Tài chính.
+) Kết thúc công trình, tiền hành làm thủ tục khóa sổ và tất toán tài
khoản kế toán. Bàn giao sổ sách chứng từ kế toán, chứng từ và toàn bộ tài liệu
liên quan đến tài chính kế toán của công trường cho kế toán Tổng hợp của
công ty để tiến hành lưu trữ.
* Kế toán sản xuất kinh doanh phụ: Chịu sự chỉ huy trực tiếp của kế toán
trưởng.
Chức năng, nhiệm vụ:
+) Quản lý, theo dõi, hạch toán hoạt động SXKD của cửa hàng xăng
dầu.
+) Làm thủ tục chuyển tiền cho các khách hàng ( chuyển khoản ).
+) Quản lý và cấp phát hóa đơn cho các đầu mối trực thuộc công ty mà
có sử dụng hóa đơn.
+) Lưu trữ sổ sách và những hồ sơ của những công việc do mình thực
hiện theo quyết định số 218/2000/QD-BTC ngày 29/12/2000 BTC.
+) Làm thủ tục bảo lãnh đấu thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng với
ngân hàng.
11
* Kế toán cửa hàng: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp về nghiệp vụ của kế toán
trưởng.
Chức năng, nhiệm vụ:
+) Thực hiện việc quản lý, thống kê, ghi sổ kế toán toàn bộ hoạt động
SXKD của cửa hàng.
+) Theo dõi, đối chiếu,đôn đốc, làm thủ tục quyết tóan với các khách
hàng, các đầu mối trực thuộc công ty, và cá nhân có quan hệ thanh toán với
cửa hàng.
+) Định kỳ báo cáo tình hình tài chính của cửa hàng về công ty qua
phòng Tài chính.Thường xuyên đối chiếu sổ sách với nhân viên kế toán
SXKD phụ của công ty.
+) Kết thúc năm, Bàn giao sổ sách, chứng từ kế toán, và toàn bộ tài liệu
liên quan đến hoạt động SXKD của cửa hàng cho kế toán SXKD của công ty
để tiến hành lưu trữ.
* Kế toán đơn vị thành viên: theo dõi và hạch toán quá trình sản xuất và kinh
doanh của các đơn vị thành viên, định kỳ gửi báo cáo và các tài liệu liên quan
về phòng kế toán của công ty
Để đảm bảo thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ trên, và phù hợp với
quy mô của công ty thì phòng kế toán của công ty gồm có 6 người được phân
công theo phần hành tương ứng ở trên, chịu trách nhiệm hạch toán các nghiệp
vụ phát sinh tại đơn vị.Các nhân viên trong phòng kế toán đều là những người
có kinh nghiệm, có trình độ nghiệp vụ thành thạo và lòng nhiệt tình trong
công việc.Cùng với sự bố trí phân công công tác và sự trợ giúp của các phần
mềm kế toán,máy vi tính đã góp phần nâng cao năng suất lao động, đảm bảo
cung cấp số liệu kế toán một cách nhanh chóng và chính xác cho công tác
quản lý.
12
Đó là cơ cấu bộ máy kế toán tại phòng Kế Toán. Còn tại các tổ, đội
trực thuộc của công ty không có bộ máy kế toán riêng, hạch toán các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh trong phạm vi mình phụ trách là các đơn vị hạch toán phụ
thuộc, không hạch toán đến lãi mà chỉ tập hợp chi phí rồi gửi về công ty.
1.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty xây dựng và kinh doanh
tổng hợp số 1
a. Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Do đặc thù của ngành xây lắp các công trình thi công ở xa công ty nên
quá trình luân chuyển chứng từ là một quá trình rất quan trọng. Với hình thức
khoán trong xây lắp các chứng từ chủ yếu được tập hợp chủ yếu ở dưới các
đội, định kỳ kế toán công trình tiến hành chuyển chứng từ đã tập hợp về công
ty cho các kế toán phần hành tương ứng các chứng từ được kiểm tra tính hợp
lý chặt chẽ trong suốt quá trình luân chuyển. Kế toán phần hành căn cứ vào
các chứng từ này để ghi chép các sổ sách cần thiết sau đó lên kế toán tổng
hợp và lập BCTC. Tất cả các sổ sách và chứng từ đều phải có sự kiểm tra phê
duyệt của kế toán trưởng.
Công ty sử dụng các chứng từ theo quy định hướng dẫn của BTC như:
+ Giấy đề nghị thanh toán.
+ Giấy đề nghị tạm ứng.
+ Phiếu thu, phiếu chi.
+ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
+ Hoá đơn GTGT.
+ Biên bản kiểm kê quỹ.
+ Bảng chấm công
Ngoài ra, công ty còn sử dụng những chứng từ đặc thù của ngành xây
lắp như:
+ Hợp đồng giao khoán xây lắp nội bộ.
13
+ Bảng tổng hợp chi phí thi công công trình.
+ Biên bản nghiệm thu khố lượng sản phẩm dở dang.
+ Bảng xác nhận khối lượng sản phẩm hoàn thành
Công ty thực hiện lập chứng từ theo đúng quy định, ngoài ra dựa vào
đặc điểm cũng như ngành nghề kinh doanh của mình mà công ty thiết kế cho
mình một số chứng từ không bắt buộc, phục vụ công tác hạch toán thuận lợi
hơn.
b. Đặc điểm tổ chức hệ thống tài khoản
Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản theo QĐ số 15/2006/QĐ/BTC
ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài Chính ban hành chế độ kế
toán doanh nghiệp và việc “Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh
nghiệp”.
Do đặc thù sản xuất kinh doanh của Công ty trong lĩnh vực xây lắp, quá
trình thực hiện thi công dưới hình thức khoán cho các đội, việc cấp ứng và
hoàn ứng là hai quá trình quan trọng trong thực hiện thi công. Công ty hạch
toán việc cấp ứng và hoàn ứng cho các đội qua tài khoản 1413. Đây là một tài
khoản liên quan đến hầu hết tất cả các quá trình hạch toán của công ty.
*Niên độ kế toán của công ty theo năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết
thúc vào ngày 31/12 ( năm dương lịch ), kỳ kế toán hạch toán theo tháng.
Công ty áp dụng phương pháp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai
thường xuyên và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nguyên tắc xác
định giá trị hàng tồn kho theo giá trị thực tế.
c. Đặc điểm hệ thống sổ kế toán.
* Hình thức sổ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng là hình thức chứng từ-
ghi sổ, hình thức này rất phù hợp với quy mô rất lớn và trình độ quản lý kế
toán của doanh nghiệp, và cũng phù hợp với kế toán bằng máy vi tính. Cụ thể
tất cả các công việc kế toán đều được xử lý trên các phần mềm kế toán. Hiện
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét