Thực trạng và biện pháp thúc đẩy hoạt động xuất khẩu gạo ở Công ty Lương Thực Cấp I Lương Yên

Luận văn tốt nghiệp
động. Mặt khác, xuất khẩu tạo ra ngoại tệ để nhập khẩu vật phẩm tiêu dùng đáp
ứng nhu cầu ngày càng phong phú đa dạng của nhân dân.
Xuất khẩu là cơ sở để mở rộng và thúc đẩy các quan hệ kinh tế đối ngoại.
Xuất khẩu và các quan hệ kinh tế đối ngoại có tác động qua lại phụ thuộc lẫn
nhau. Hoạt động xuất khẩu là một hoạt động chủ yếu, cơ bản, là hình thức ban
đầu của hoạt động kinh tế đối ngoại, từ đó thúc đẩy các mối quan hệ khác nh du
lịch quốc tế, bảo hiểm, vận tải quốc tế, tín dụng quốc tế phát triển theo. Ngợc
lại sự phát triển của các ngành này lại là những điều kiện tiền đề cho hoạt động
xuất khẩu phát triển.
2.2. Đối với một doanh nghiệp.
Ngày nay xu hớng vơn ra thị trờng nớc ngoài là một xu hớng chung của tất cả
các quốc gia và các doanh nghiệp. Việc xuất khẩu các loại hàng hóa và dịch vụ
đem lại các lợi ích sau:
Thông qua xuất khẩu các doanh nghiệp trong nớc có cơ hội tham gia vào
cuộc cạnh tranh trên thị trờng thế giới về giá cả, chất lợng. Những yếu tố đó đòi
hỏi doanh nghiệp phải hình thành một cơ cấu sản xuất phù hợp với thị trờng.
Xuất khẩu đòi hỏi các doanh nghiệp luôn luôn phải đổi mới và hoàn thiện
công tác quản lý sản xuất, kinh doanh nâng cao chất lợng sản phẩm, hạ giá
thành.
Xuất khẩu tạo điều kiện cho các doanh nghiệp mở rộng thị trờng, mở rộng
quan hệ kinh doanh với các bạn hàng cả trong và ngoài nớc, trên cơ sở hai bên
cùng có lợi, tăng doanh số và lợi nhuận đồng thời phân tán và chia sẻ rủi ro, mất
mát trong hoạt động kinh doanh, tăng cờng uy tín kinh doanh của doanh nghiệp.
Xuất khẩu khuyến khích việc phát triển các mạng lới kinh doanh của
doanh nghiệp, chẳng hạn nh hoạt động đầu t, nghiên cứu và phát triển các hoạt
động sản xuất, marketing , cũng nh sự phân phối và mở rộng trong việc cấp
giấy phép.
6

Luận văn tốt nghiệp
3. Nội dung của hoạt động xuất khẩu
Xuất khẩu là hoạt động kinh doanh buôn bán trên phạm vi quốc tế. Nó không
phải là hành vi mua bán riêng lẻ mà là cả một hệ thống quan hệ mua bán phức
tạp, có tổ chức cả bên trong và bên ngoài nhằm mục tiêu lợi nhuận, thúc đẩy
hàng hoá phát triển, chuyển đổi cơ cấu kinh tế, ổn định và từng bớc nâng cao
mức sống của nhân dân.
Hoạt động xuất khẩu đợc tổ chức, thực hiện với nhiều nghiệp vụ, nhiều khâu,
tạo nên những vòng quay kinh doanh. Mỗi khâu, mỗi nghiệp vụ phải đợc nghiên
cứu đầy đủ, kỹ lỡng, đặt chúng trong mối quan hệ lẫn nhau, tranh thủ nắm bắt
những lợi thế nhằm đảm bảo hiệu quả cao nhất, phục vụ đầy đủ, kịp thời cho sản
xuất, tiêu dùng trong nớc và xuất khẩu.
3.1. Nghiên cứu thị trờng xuất khẩu
Ta có thể hiểu thị trờng theo hai giác độ. Thị trờng là tổng thể các quan hệ lu
thông hàng hoá - tiền tệ. Theo cách khác, thị trờng là tổng khối lợng cầu có khả
năng thanh toán và tổng khối lợng cung có khả năng đáp ứng theo mỗi mức giá
nhất định.
Để nắm vững các yếu tố của thị trờng, hiểu biết các quy luật vận động của thị
trờng nhằm ứng xử kịp thời mỗi nhà kinh doanh nhất thiết phải tiến hành các
hoạt động nghiên cứu thị trờng. Nghiên cứu thị trờng theo nghĩa rộng là quá trình
điều tra để tìm ra triển vọng bán hàng cho một sản phẩm cụ thể hay một nhóm
sản phẩm, kể cả phơng pháp thực hiện mục tiêu đó. Quá trình nghiên cứu thị tr-
ờng là quá trình thu thập thông tin, số liệu về thị trờng, so sánh, phân tích những
số liệu đó và rút ra kết luận. Những kết luận này sẽ giúp cho nhà quản lý đa ra
quyết định đúng đắn để lập kế hoạch marketing. Công tác nghiên cứu thị trờng
phải góp phần chủ yếu trong việc thực hiện phơng châm hành động chỉ bán cái
thị trờng cần chứ không phải bán cái có sẵn.
Chính vì vậy, nghiên cứu thị trờng hàng hoá thế giới có ý nghĩa rất quan
trọng trong việc phát triển và nâng cao hiệu quả của các quan hệ kinh tế, đặc biệt
là trong công tác xuất nhập khẩu hàng hoá của mỗi quốc gia, mỗi doanh nghiệp.
Nghiên cứu và nắm vững các đặc điểm biến động của thị trờng và giá cả hàng
hóa thế giới là tiền đề quan trọng đảm bảo cho các tổ chức kinh doanh xuất nhập
hoạt động trên thị trờng thế giới có hiệu quả cao nhất.
Nghiên cứu thị trờng thế giới tốt nhất là nghiên cứu toàn bộ quá trình tái sản
xuất của một nghành sản xuất hàng hóa, tức là việc nghiên cứu không chỉ giới
hạn ở lĩnh vực lu thông mà còn cả lĩnh vực sản xuất, phân phối hàng hóa.
7

Luận văn tốt nghiệp
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu nghiên cứu thị trờng phải trả
lời các câu hỏi: xuất khẩu cái gì, dung lợng thị trờng đó ra sao, sự biến động của
hàng hóa trên thị trờng nh thế nào, thơng nhân giao dịch là ai, phơng thức giao
dịch nào, chiến thuật kinh doanh cho từng giai đoạn cụ thể để đạt đợc mục tiêu
đề ra.
3.1.1. Nhận biết mặt hàng xuất khẩu
Việc nhận biết hàng xuất khẩu, trớc tiên phải dựa vào nhu cầu của sản xuất
và tiêu dùng về quy cách, chủng loại, kích cỡ, giá cả, thời vụ và các thị hiếu cũng
nh tập quán tiêu dùng của từng vùng, từng lĩnh vực sản xuất. Từ đó xem xét các
khía cạnh của hàng hóa thị trờng thế giới. Về khía cạnh thơng phẩm, phải hiểu rõ
giá trị công dụng, các đặc tính, quy cách phẩm chất, mẫu mã. Nắm bắt đầy đủ
các mức giá cho từng điều kiện mua bán và phẩm chất hàng hóa, khả năng sản
xuất và nguồn cung cấp chủ yếu của các công ty cạnh tranh, các hoạt động dịch
vụ cho hàng hóa nh bảo hành, sửa chữa, cung cấp thiết bị
Để lựa chọn đợc mặt hàng kinh doanh, một nhân tố quan trọng là phải tính
toán đợc tỷ suất ngoại tệ hàng xuất khẩu. Đó là số lợng bản tệ phải chi ra để có
thể thu về 1 đồng ngoại tệ. Nếu tỷ suất này thấp hơn tỷ giá hối đoái thì việc xuất
khẩu có hiệu quả.
Việc lựa chọn mặt hàng xuất khẩu không chỉ dựa vào những tính toán hay ớc
tính, những biểu hiện cụ thể hàng hóa, mà còn phải dựa vào cả những kinh ngiệm
của ngời ngoài thị trờng để dự đoán đợc các xu hớng biến động trong thị trờng n-
ớc ngoài cũng nh trong nớc, khả năng thơng lợng để đạt đợc các điều kiện mua
bán có u thế hơn.
3.1.2. Nghiên cứu dung lợng thị trờng và các nhân tố ảnh hởng
Dung lợng thị trờng là khối lợng hàng hóa đợc giao dịch trên một phạm vi thị
trờng nhất định trong một thời gian nhất định (thờng là 1 năm). Nghiên cứu dung
lợng thị trờng cần xác định nhu cầu của khách hàng, kể cả lợng dự trữ, xu hớng
biến động của nhu cầu trong từng thời điểm, các vùng, các khu vực có nhu cầu
lớn và đặc điểm nhu cầu từng khu vực, từng lĩnh vực sản xuất, tiêu dùng. Cùng
với việc xác định, nắm bắt nhu cầu là việc nắm bắt khả năng cung cấp của thị tr-
ờng bao gồm việc xem xét đặc điểm, tính chất, khả năng sản xuất hàng thây thế,
khả năng lựa chọn mua bán.
Một vấn đề cũng cần đợc quan tâm là tính chất thời vụ của sản xuất và tiêu
dùng hàng hóa đó trên thị trờng thế giới để có các biện pháp thích hợp cho từng
giai đoạn đảm bảo cho việc xuất khẩu có hiệu quả.
8

Luận văn tốt nghiệp
Dung lợng thị trờng là không cố định, có thay đổi tuỳ theo diễn biến của thị
trờng, do tác động của nhiều nhân tố trong những giai đoạn nhất định. Các nhân
tố làm dung lợng thị trờng thay đổi có thể chia làm 3 loại, căn cứ vào thời gian
chúng ảnh hởng tới thị trờng.
Loại nhân tố thứ nhất, là các nhân tố làm cho dung lợng thị trờng biến đổi có
tính chất chu kỳ. Đó là sự vận động của tình hình kinh tế t bản chủ nghĩa và tính
chất thời vụ trong sản xuất, lu thông và tiêu dùng.
Sự vận động của tình hình kinh tế t bản chủ nghĩa là nhân tố quan trọng ảnh
hởng đến tất cả các thị trờng hàng hóa thế giới. Sự ảnh hởng này có thể trên
phạm vi toàn thế giới, khu vực và phải phân tích sự biến động đó trong các nớc
giữ vai trò chủ đạo trên thị trờng. Khi nền kinh tế t bản chủ nghĩa rơi vào khủng
hoảng, tiêu điều thì dung lợng thị trờng thế giới bị co hẹp và ngợc lại.
Nhân tố thời vụ ảnh hởng tới thị trờng hàng hóa trong khâu sản xuất, phân
phối và tiêu dùng. Do đặc điểm sản xuất, lu thông các loại hàng hóa này nên sự
tác động của các nhân tố này rất đa dạng và ở các mức độ khác nhau.
Loại thứ hai, là các nhân tố ảnh hởng lâu dài đến sự biến động của thị trờng
bao gồm những tiến bộ khoa học công nghệ, các chính sách của Nhà nớc và các
tập đoàn t bản lũng đoạn, thị hiếu, tập quán tiêu dùng, ảnh hởng của khả năng
sản xuất hàng thay thế.
Loại thứ ba, là các nhân tố ảnh hởng tạm thời đối với dung lợng thị trờng nh
hiện tợng đầu cơ, tích trữ gây ra các đột biến về cung cầu, các yếu tố tự nhiên nh
thiên tai, hạn hán, động đất , các yếu tố về chính trị xã hội.
Nắm vững dung lợng thị trờng và các nhân tố ảnh hởng trong từng thời kỳ có
ý nghĩa rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và
trong hoạt động xuất khẩu nói riêng. Nó giúp cho các nhà kinh doanh cân nhắc
các đề nghị, ra quyết định kịp thời, nhanh chóng chớp thời cơ, đạt hiệu quả kinh
doanh cao nhất. Cùng với nghiên cứu dung lợng thị trờng ngời kinh doanh phải
nắm bắt đợc tình hình kinh doanh mặt hàng đó trên thị trờng, các đối thủ cạnh
tranh và đặc biệt là các điều kiện về chính trị, Thơng mại pháp luật, tập quán
buôn bán quốc tế, khu vực để có thể hòa nhập với thị trờng, tránh đợc những sơ
suất trong giao dịch.
3.1.3. Nghiên cứu về giá cả hàng hoá.
Nghiên cứu về giá cả hàng hoá trên thị trờng thế giới là vấn đề quan trọng đối
với bất cứ đơn vị kinh doanh xuất khẩu nào, đặc biệt là đối với những doanh
9

Luận văn tốt nghiệp
nghiệp bắt đầu tham gia vào kinh doanh cha đủ mạng lới nghiên cứu và cung cấp
thông tin.
Xu hớng biến động giá cả trên thị trờng quốc tế rất phức tạp và chịu dự chi
phối của các nhân tố sau:
+ Nhân tố chu kì: là sự vận động có tính chất quy luật của nền kinh tế,
đặc biệt là sự biến động thăng trầm của nền kinh tế các nớc lớn.
+ Nhân tố lũng đoạn của các công ty siêu quốc gia. Đây là nhân tố
quan trọng ảnh hởng đến sự hình thành và giá cả của các loại hàng hoá trên thị tr-
ờng quốc tế.
+ Nhân tố cạnh tranh, bao gồm: cạnh tranh giữa ngời bán với ngời bán,
ngời mua với ngời mua và ngời bán với ngời mua. Trong thực tế cạnh tranh thờng
làm cho giá rẻ hơn.
+ Nhân tố cung- cầu: là nhân tố quan trọng ảnh hởng trực tiếp đến lợng
cung cấp hoặc khối lợng hàng hoá tiêu thụ trên thị trờng, do vậy có ảnh hởng rất
lớn đến sự biến động của giá cả hàng hoá.
+ Nhân tố lạm phát: giá cả của hàng hoá không những phụ thuộc vào
giá trị của nó mà còn phụ thuộc vào giá trị của tiền tệ. Do vậy sự xuất hiện của
lạm phát sẽ ảnh hởng đến giá cả hàng hoá của một quốc gia trong trao đổi thơng
mại quốc tế.
+ Nhân tố thời vụ: là những nhân tố tác động đến giá cả theo tính chất
thời vụ của sản xuất và lu thông.
Ngoài những nhân tố chủ yếu trên, giá cả quốc tế của hàng hoá còn chịu tác
động của các nhân tố khác nh: chính sách của chính phủ, tình hình an ninh, chính
trị của các quốc gia
Việc nghiên cứu và tính toán một cách chính xác giá cả là một công việc khó
khăn đòi hỏi phải đợc xem xét trên nhiều khía cạnh nhng đó lại là một nhân tố
quan trọng quyết định đến hiệu quả thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
3.1.4. Nghiên cứu về cạnh tranh
Thị trờng nớc ngoài hiếm khi là một không gian tinh khiết cho mọi sự
hiển diện thơng mại. Các doanh nghiệp luôn luôn gặp phải sự cạnh tranh gay gắt:
- Ai có thế là đối thủ cạnh tranh?
10

Luận văn tốt nghiệp
- Cơ cấu cạnh tranh nh thế nào ? Số lợng các đối thủ cạnh tranh và sự tham
gia của họ vào thị trờng tơng ứng sẽ cho ta hình ảnh khá thú vị về cơ cấu cạnh
tranh hiện tại.
- Cạnh tranh nh thế nào ? Cạnh tranh về độ tin cậy, sự đổi mới công nghệ tạo
ra sản phẩm mới, khuếch trơng và quảng cáo
3.1.5. Lựa chọn bạn hàng giao dịch
Trong thơng mại quốc tế, bạn hàng hay khách hàng nói chung là những ngời
hoặc tổ chức có quan hệ giao dịch với ta nhằm thực hiện các hợp đồng hợp tác
kinh tế hay hợp tác kỹ thuật liên quan tới việc cung cấp hàng hóa.
Việc lựa chọn các đối tác giao dịch có căn cứ khoa học là điều kiện cần thiết
để thực hiện thắng lợi các hợp đồng xuất khẩu, song nó phụ thuộc nhiều vào kinh
nghiệm của ngời làm công tác giao dịch, có thể dựa trên cơ sở nghiên cứu các
vấn đề sau:
- Tình hình sản xuất kinh doanh, lĩnh vực và phạm vi kinh doanh, khả năng
cung cấp hàng hoá.
- Khả năng về vố, cơ sở vật chất, kỹ thuật
- Thái độ và quan điểm kinh doanh là chiếm lĩnh thị trờng hay cố gắng
giành lấy độc quyền về hàng hoá.
- Uy tín, quan hệ của bạn hàng
- Thái độ chính trị
Trong việc lựa chọn thơng nhân giao dịch tốt nhất là nên lựa chọn đối tác
trực tiếp tránh những đối tác trung gian, trừ trờng hợp doanh nghiệp muốn thâm
nhập vào thị trờng mới mà mình cha có kinh nghiệm.
3.2. Tổ chức thực hiện kế hoạch xuất khẩu
3.2.1. Tạo nguồn hàng xuất khẩu
Nguồn hàng là toàn bộ hàng hoá và dịch vụ của một công ty hoặc một địa ph-
ơng hoặc toàn bộ đất nớc có khả năng xuất khẩu đợc.
Tạo nguồn hàng xuất khẩu là toàn bộ những hoạt động từ đầu t sản xuất kinh
doanh đến các nghiệp vụ nghiên cứu thị trờng, ký kết hợp đồng vận chuyển, bảo
quản, sơ chế, phân loại nhằm tạo ra hàng hoá có đầy đủ tiêu chuẩn cần thiết cho
xuất khẩu.
Để tạo nguồn hàng cho xuất khẩu các doanh nghiệp có thể đẩu t trực tiếp
hoặc gián tiếp sản xuất, có thể thu gom hoặc có thể ký hợp đồng thu mua với các
chân hàng, các đơn vị sản xuất hoặc ký hợp đồng thu mua kết hợp với hớng dẫn
kỹ thuật.
11

Luận văn tốt nghiệp
Công tác thu mua tạo nguồn hàng cho xuất khẩu là một hệ thống các công
việc, các nghiệp vụ , bao gồm:
a, Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu
Nghiên cứu nguồn hàng là nghiên cứu khả năng cung cấp hàng xuất khẩu
trên thị trờng nh thế nào? Khả năng cung cấp hàng đợc xác định bởi nguồn hàng
thực tế và nguồn hàng tiềm năng. Nguồn hàng thực tế là nguồn hàng đã có và
đang sẵn sàng đa vào lu thông. Với nguồn này chỉ cần thu mua, phân loại, đóng
gói là có thể xuất khẩu đợc. Còn đối với nguồn hàng tiềm năng là nguồn hàng
cha xuất hiện, nó có thể có hoặc không có trên thị trờng. Đối với các nguồn này
đòi hỏi các doanh nghiệp ngoại thơng phải có đầu t, có đơn đặt hàng, có hợp
đồng kinh tế thì ngời cung cấp mới tiến hành sản xuất. Trong công tác xuất
khẩu thì nguồn hàng này rất quan trọng bởi hàng hóa xuất khẩu đòi hỏi phải có
mẫu mã riêng, tiêu chuẩn chất lợng cao, số lợng đợc định trớc
Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu là nhằm xác định chủng loại mặt hàng,
kích cỡ, mẫu mã, công dụng, chất lợng, giá cả, thời vụ (nếu là mặt hàng nông,
lâm, thuỷ sản), những tính năng đặc điểm riêng có của từng mặt hàng, sự phù
hợp và khả năng đáp ứng những yêu cầu của thị trờng nớc ngoài về chỉ tiêu kỹ
thuật.
Mặt khác, nghiên cứu nguồn hàng phải xác định đợc giá cả trong nớc của
hàng hóa so với giá cả quốc tế để có thể tính đợc lợi nhuận thu đợc từ hoạt động
xuất khẩu.
Cuối cùng, việc nghiên cứu nguồn hàng phải nắm đợc chính sách quản lý của
nhà nớc về mặt hàng đó. Mặt hàng đó có đợc phép xuất khẩu hoặc có thuộc hạn
ngạch xuất khẩu không? Trong thực tế, chính sách quản lý của nhà nớc đối với
từng mặt hàng cụ thể luôn có những thay đổi, do vậy nghiên cứu để dự báo
những thay đổi này cũng có ý nghĩa rất quan trọng đối với các doanh nghiệp
ngoại thơng.
b, Tổ chức hệ thống thu mua hàng cho xuất khẩu
Hệ thống thu mua bao gồm mạng lới các đại lý, hệ thống kho hàng ở các địa
phơng, các khu vực có mặt hàng thu mua. Chi phí này khá lớn, do vậy đòi hỏi các
doanh nghiệp phải có sự lựa chọn, cân nhắc trớc khi chọn đại lý và xây dựng kho,
nhất là những kho đòi hỏi phải trang bị nhiều phơng tiện bảo quản đắt tiền.
Hệ thống thu mua cần phải gắn với điều kiện giao thông của các địa phơng.
Sự phối hợp nhịp nhàng giữa thu mua và vận chuyển là cơ sở để đảm bảo tiến độ
12

Luận văn tốt nghiệp
thu mua và chất lợng của hàng hoá. Tuỳ theo đặc điểm của hàng hoá mà có ph-
ơng án vận chuyển hợp lý.
c, Kí kết hợp đồng trong thu mua tạo nguồn xuất khẩu.
Phần lớn khối lợng hàng hóa đợc mua bán giữa các doanh nghiệp ngoại th-
ơng với các nhà sản xuất hoặc với các chân hàng đều thông qua hợp đồng thu
mua, đổi hàng, gia công Dựa trên những thoả thuận và tự nguyện các bên ký
kết hợp đồng là cơ sở vững chắc đảm bảo các hoạt động kinh doanh của các
doanh nghiệp diễn ra bình thờng.
d, Xúc tiến khai thác nguồn hàng
Sau khi ký kết hợp đồng với các chân hàng và các đơn vị sản xuất, doanh
nghiệp ngoại thơng phải lập kế hoạch thu mua, tiến hành sắp xếp các phần việc
phải làm và chỉ đạo các bộ phận thực hiện kế hoạch. Cụ thể là:
- Đa hệ thống các kênh thu mua đã đợc thiết lập đi vào hoạt động. Có thể tổ
chức bộ máy chỉ đạo thu mua theo từng mặt hàng hoặc từng nhóm hàng
- Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục giấy tờ, chứng từ, hóa đơn, bộ phận giám định
chất lợng hàng hóa và các thủ tục khác để giao nhận hàng theo hợp đồng đã ký.
- Tổ chức hệ thống kho tàng tại các điểm nút các kênh, đảm bảo đủ khả
năng tiếp nhận và giải tỏa nhanh dòng hàng vào ra.
- Tổ chức vận chuyển hàng theo các địa điểm đã quy định, làm các thủ tục
cần thiết để thuê phơng tiện vận chuyển thích hợp, thuê xếp dỡ sao cho cớc phí
phù hợp với từng nhóm hàng. Tuỳ theo mặt hàng có thể tổ chức bao gói hoặc dự
trữ hợp lý trong quá trình vận chuyển có thể xuất ngay.
- Đa các cơ sở sản xuất, gia công chế biến vào hoạt động theo phơng án
kinh doanh đã định. Tiến hành làm việc cụ thể với các đại lý, trung gian hoặc các
đơn vị khác có liên quan từng mặt hàng, nhóm hàng thu mua để hạn chế những
vớng mắc phát sinh.
- Chuẩn bị đầy đủ tiền để thanh toán kịp thời cho các nhà sản xuất, các chân
hàng, các đại lý, các trung gian
e, Tiếp nhận bảo quản và xuất kho giao hàng xuất khẩu
Phần lớn hàng hóa trớc khi xuất khẩu đều phải trải qua một hoặc một số kho
để bảo quản, phân loại, đóng gói, hoặc nhờ làm thủ tục xuất khẩu. Nhà xuất khẩu
cần chuẩn bị tốt các kho để tiếp nhận hàng xuất khẩu.
Bảo quản hàng hóa trong kho là một trong những nhiệm vụ quan trọng của
chủ kho hàng. Chủ kho hàng phải có trách nhiệm không để cho hàng hóa bị h
13

Luận văn tốt nghiệp
hỏng, đổ vỡ, mất mát trừ khi hàng hóa bị h hỏng, đổ vỡ, mất mát là do hành
động bất khả kháng gây ra.
Cuối cùng là công việc xuất kho hàng xuất khẩu. Công việc này đòi hỏi phải
đúng với quy cách thủ tục quy định và phải có đầy đủ các giấy tờ hoá đơn hợp
nệ.
3.2.2. Đàm phán kí kết hợp đồng xuất khẩu.
Đàm phán là việc bàn bạc trao đổi với nhau các điều kiện mua bán giữa các
doanh nghiệp xuất nhập khẩu để đi đến thống nhất ký kết hợp đồng.
Có nhiều hình thức đàm phán khác nhau:
Đàm phán qua th tín: Đây là hình thức chủ yếu để giao dịch kinh doanh
giữa các nhà xuất nhập khẩu. Những cuộc tiếp xúc ban đầu thờng là qua th từ,
ngay cả khi hai bên có điều kiện gặp gỡ trực tiếp thì duy trì mối quan hệ qua th
tín thơng mại là vẫn cần thiết. So với gặp gỡ trực tiếp thì giao dịch qua th tín tiết
kiệm đợc rất nhiều chi phí, trong cùng một lúc có thể giao dịch với nhiều khách
hàng ở nhiều nớc khác nhau. Mặt khác, giao dịch qua th tín thì sẽ có điều kiện để
cân nhắc suy nghĩ, tranh thủ ý kiến của nhiều ngời và có thể khéo léo dấu đợc ý
định của mình. Tuy nhiên, giao dịch bằng th tín thờng mất rất nhiều thời gian và
do đó có thể bỏ lỡ mất thời cơ mua bán. Ngời ta có thể sử dụng điện tín để khắc
phục nhợc điểm này.
Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp: Gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để
trao đổi mọi điều kiện buôn bán, là một hình thức đặc biệt quan trọng. Hình thức
này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát
cho những đàm phán bằng th tín đã kéo dài lâu mà không có kết quả. Đàm phán
bằng gặp gỡ trực tiếp tuy hiệu quả hơn hình thức th tín, điện tín, song đây cũng là
hình thức đàm phán khó khăn nhất, đòi hỏi ngời tiến hành đàm phán phải giỏi
nghiệp vụ, tự tin, phản ứng nhạy bén đủ tỉnh táo và bình tĩnh dò xét ý kiến đối
phơng.
Nh vậy, trong mỗi cách đàm phán giao dịch đều có những điểm thuận lợi và
bất lợi khác nhau. Điều đó yêu cầu ngời tham gia đàm phán phải nắm đợc đặc
điểm của mỗi loại từ đó phát huy lợi thế và khôn khéo tránh đợc bất lợi.
Việc giao dịch đàm phán có kết quả sẽ dẫn tới việc kí kết hợp đồng xuất
khẩu. Một hợp đồng cần phải đầy đủ các điều khoản để tránh sự tranh chấp của
hai bên, thông thờng bao gồm:
* Số hợp đồng
* Ngày, tháng, năm kí kết hợp đồng
* Tên, địa chỉ của các bên kí kết
14

Luận văn tốt nghiệp
* Các điều khoản của hợp đồng, trong đó có các điều khoản chủ yếu là:
+ Điều 1: Tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lợng, bao bì, kí mã hiệu
+ Điều 2: Giá cả (đơn giá, tổng trị giá)
+ Điều 3: Thời gian, địa điểm, phơng tiện giao hàng
+ Điều 4: Giám định hàng hóa
+ Điều 5: Điều kiện xếp hàng, thởng phạt
+ Điều 6: Những chứng từ cần thiết cho lô hàng
+ Điều 7: Thanh toán
+ Điều 8: Trách nhiệm của các bên khi vi phạm hợp đồng
+ Điều 9: Thủ tục giải quyết các tranh chấp hợp đồng
+Điều 10: Hiệu lực của hợp đồng
3.2.3. Tổ chức thực hiện hoạt động xuất khẩu.
Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thơng đã đợc kí kết, đơn vị xuất khẩu với t
cách là một bên kí kết phải thực hiện hợp đồng đó. Đây là một công việc rất phức
tạp. Nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia, quốc tế và những tập quán thơng mại
quốc tế, đồng thời bảo đảm đợc quyền lợi của quốc gia và bảo đảm uy tín kinh
doanh của đơn vị. Về mặt kinh doanh trong quá trình thực hiện các khâu công
việc để thực hiện hợp đồng đơn vị xuất khẩu phải cố gắng tiết kiệm chi phí lu
thông, nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch.
Để thực hiện hợp đồng xuất khẩu, đơn vị kinh doanh phải tiến hành các công
việc sau:
- Xin giấy phép xuất khẩu.
- Kiểm tra L/C .
- Chuẩn bị hàng hóa.
- Thuê tàu hoặc uỷ thác thuê tàu
- Kiểm nghiệm hàng hóa
- Làm thủ tục hải quan
- Giao hàng lên tàu
- Làm thủ tục thanh toán
- Giải quyết khiếu nại (nếu có)
3.3. Quản lý hoạt động xuất khẩu và đánh giá hiệu quả hoạt động xuất
khẩu.
3.3.1. Quản lý hoạt động xuất khẩu.
Quản lý hoạt động xuất khẩu bao gồm những biện pháp đẩy mạnh xuất khẩu
và công cụ quản lý xuất khẩu.
15

Xem chi tiết: Thực trạng và biện pháp thúc đẩy hoạt động xuất khẩu gạo ở Công ty Lương Thực Cấp I Lương Yên